Comment s’organiser ? Conseils et recommandations.

Thomas Girard, Consultant en organisation du travail

 Apprendre à s’organiser au bureau comme à la maison procure énormément d’avantages. En voici une liste non exhaustive :

S’organiser vous permet de :

  • Décupler votre efficacité de travail
  • Prendre le contrôle de votre travail et réduire votre stress
  • Vous libérer du temps libre
  • Concrétiser pas à pas vos rêves les plus fous
  • Mettre fin aux situations d’urgence
  • Inspirer la confiance à vos proches, collègues et collaborateurs
  • Faire disparaître le stress et la pression liés au travail
  • Ne plus devoir faire d’heures supplémentaires
  • et encore beaucoup de choses !

Il existe des centaines de livres sur la thématique de l’organisation personnelle, et de l’organisation du travail. Pourtant mon expérience m’a montrée que parmi les personnes qui ont cherché à apprendre à s’organiser, très peu sont parvenues à un résultat satisfaisant. Très peu arrivent à mettre en place une organisation efficace, et surtout, à la maintenir sur le long terme.

Le but de cet article est justement d’expliquer pourquoi, dans beaucoup de cas cela ne fonctionne pas, et comment faire pour s’organiser avec succès.

Comment s’organiser : bien se préparer

La toute première étape est de définir le système d’organisation que l’on souhaite utiliser.

Il n’y a rien de pire que de commencer à changer quelques petits trucs à droite ou à gauche, en glanant quelques infos sur le net ici où là. Il est nécessaire de prendre du recul, et de penser de manière globale, de planifier un minimum avant de se « lancer ».

Un système d’organisation est principalement composé de méthodes : (qu’est-ce que je fais pour m’organiser), mais aussi d’outils qui permettent de mettre en pratique les méthodes (il peut s’agir de logiciels, de fournitures de bureau tels que des cahiers, classeurs etc.)

Le système d’organisation que j’ai mis au point et dont j’enseigne l’utilisation dans ma formation en organisation en ligne est principalement composé de liste de tâches.

Et comme je le propose dans ma formation, les listes de tâches peuvent être réalisées via un logiciel sur ordinateur, Tablette ou smartphone, tout comme avec du papier et des crayons.

Deux personnes peuvent donc utiliser les mêmes méthodes de travail, mais avec des outils totalement différents.

S’organiser avec succès : l’erreur à ne pas commettre

Une fois notre système d’organisation défini, (méthodes et outils), l’erreur la plus courante est de se lancer tête baissé, de tenter d’utiliser ce tout nouveau système fraichement pensé en situation réelle.

Pour apprendre à maîtriser de nouvelles méthodes et de nouveaux outils, il faut du temps, et de l’entraînement. Y parvenir tout en continuant à assumer nos responsabilités et à accomplir la même quantité de travail qu’à notre habitude n’est pas réaliste.

Malheureusement, il est courant d’être impatient (-te) et d’espérer pouvoir obtenir des améliorations immédiates.

La solution pour est donc une mise en pratique en 2 temps. Premièrement on apprend à maîtriser le nouveau système d’organisation dans des situations simplifiées.

Si par exemple la charge de travail et de responsabilités de notre quotidien privé (à la maison) est moins importante que celles du bureau, alors on peut s’entraîner à s’organiser à la maison.

Une fois les habitudes mises en place et le système pris en mains, il est alors plus facile de l’utiliser dans un contexte professionnel.

Cela dit, ce processus peut requérir beaucoup de temps et de patience.

Pour cette raison ma formation en organisation intègre des exercices de mise en pratiques très concrets qui ciblent les problèmes les plus courants.

On peut ainsi en quelques heures de formation, atteindre le même niveau d’expertise et d’expérience qu’en plusieurs mois de test et d’utilisation !

Récolter le fruit de son travail :

Une fois le système pris en mains, on peut l’utiliser en conditions réelles. L’effet est alors immédiat, et il est même courant que les collègues ou supérieurs le remarquent rapidement, comme c’était par exemple le cas pour une de mes clientes :

Cécile_petite

« Le fait d’être mieux organisée au bureau, m’a permis de retrouver du crédit auprès de ma hiérarchie qui me fait plus confiance et surtout, le plus important, de travailler de façon efficace sans rester à faire des heures supplémentaires… »

Cécile, chargée de missions pour le Ministère de l’Agriculture

Une fois le système correctement mis en place, un cercle vertueux s’établit ! Le fait d’être organisé permet de se libérer du temps car on travaille plus efficacement. On peut donc investir encore un peu de temps pour améliorer le système et entreprendre une démarche d’amélioration continue !

Le fait d’être organisé et de contrôler nos responsabilités permet aussi de beaucoup gagner en sérénité. On peut enfin entreprendre des choses qui nous tiennent à cœur, telles que faire du sport, passer plus de temps avec notre famille ou toute autre activité.

Le fait de s’organiser permet réellement une amélioration de notre qualité de vie. C’est d’ailleurs pour cette raison que j’ai nommé ma formation en organisation « S’organiser pour vivre mieux ».

Il s’agit d’une formation en ligne basée sur le visionnage de vidéos ainsi que sur une mise en pratique très détaillée à l’aide d’exercices très concrets issus du quotidien.

Si vous voulez participer à la formation « S’organiser pour vivre mieux », cliquez simplement sur le lien ci-dessous :

Accès à la formation en ligne :

« S’organiser pour vivre mieux »

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