Efficacité Archives - Comment s'organiser.com https://commentsorganiser.com/category/efficacite/ Wed, 24 Apr 2024 20:40:26 +0000 fr-FR hourly 1 https://wordpress.org/?v=6.7.1 https://commentsorganiser.com/wp-content/uploads/2020/04/Profile_rond_small-v2.png Efficacité Archives - Comment s'organiser.com https://commentsorganiser.com/category/efficacite/ 32 32 L’importance de faire des pauses au travail : quelques conseils https://commentsorganiser.com/temps-de-pause-au-travail-regles-conseils-pour-les-salaries/ https://commentsorganiser.com/temps-de-pause-au-travail-regles-conseils-pour-les-salaries/#respond Tue, 19 Mar 2024 10:06:04 +0000 https://commentsorganiser.com/?p=5834 Les moments de pause au travail jouent un rôle crucial dans le bien-être des employés, mais il est parfois difficile de comprendre comment les intégrer harmonieusement dans notre quotidien professionnel. Il faut aussi prendre en compte qu’elles sont régies par le cadre règlementaire du Code du travail. Avec Commentsorganiser.com, je vous décrypte tout : les différents types […]

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Les moments de pause au travail jouent un rôle crucial dans le bien-être des employés, mais il est parfois difficile de comprendre comment les intégrer harmonieusement dans notre quotidien professionnel.

Il faut aussi prendre en compte qu’elles sont régies par le cadre règlementaire du Code du travail.

Avec Commentsorganiser.com, je vous décrypte tout : les différents types de pauses, le cadre légal, les bonnes pratiques et comment créer des moments propices au ressourcement.

Découvrez comment les pauses peuvent contribuer à améliorer significativement votre qualité de vie au travail, suivez le guide !

Les bienfaits des pauses au travail sur votre épanouissement

Au-delà du cadre légal, il est important de comprendre l’importance des temps de pause pour le bien-être et la productivité des salariés.

Cela permet de garantir un environnement de travail sain et productif qui présente de nombreux avantages : efficacité, amélioration des relations interpersonnelles entre les employés, hausse de la motivation quotidienne…

Par ailleurs, il est humainement impossible de travailler plusieurs heures d’affilée tout en conservant une concentration et une performance intellectuelle optimales !

  1. Réduire le niveau de stress

Le Human Factors Lab de Microsoft a réalisé une étude en avril 2021.

Les chercheurs ont analysé l’activité cérébrale de quelques salariés afin d’évaluer leur niveau de stress (les ondes bêta).

Les résultats démontrent explicitement qu’un court temps de pause fréquent amène le cerveau arrive à se réinitialiser !

C’est comme une remise à zéro cérébrale qui a pour effet de maintenir un niveau de stress convenable. 🧠

En effet, notre cerveau a besoin de décrocher quelques instants afin de pouvoir fonctionner correctement et pouvoir être pleinement présent à ce que qu’on fait !

  1. Améliorer votre niveau de concentration

Gardez aussi en tête que le temps de concentration se réduit de plus en plus.

D’après l’Institut des troubles d’apprentissage, le temps d’attention optimale d’un adulte serait de 25 minutes chez les adultes. C’est peu ! Il est préférable dans ce cas de réaliser régulièrement de courts temps de pause au travail.

Oui, les pauses améliorent la productivité 😊

Comme les ordinateurs, redémarrons nos cerveaux avant plantage !

  1. Prendre du recul

Vous octroyer un temps off permet à votre esprit d’assimiler les évènements du jour, ne plus « avoir la tête dans le guidon » et profiter d’un temps pour réévaluer vos objectifs quotidiens.

  1. Favoriser la créativité

Les temps de pauses peuvent améliorer votre créativité.

Vous le savez sûrement, les idées viennent souvent quand on « déconnecte », lors d’une balade, par exemple 🚶.

Alors, coupez régulièrement pour inviter des idées fraîches dans votre tête !

  1. Améliorer le bien-être

Et ce sur 2 points !

  • Le bien-être mental :

En effet, en effectuant de petites coupures pour décompresser 😌, on observe une amélioration de la satisfaction au travail, de la santé mentale et une réduction de la fatigue.

  • Le bien-être physique :

Que vous exerciez un métier physique, sédentaire ou avec travail sur ordinateur, il est important d’accorder du repos à votre corps. Pour le soulager, vous pouvez alors marcher, vous étirer ou vous reposer quelques minutes.

Qu’est-ce que le Code du travail prévoit concernant les pauses ?

Selon le Code du travail, dès que votre temps de travail atteint 6 heures de suite par jour, vous êtes dans l’obligation de prendre un temps de pause d’au moins 20 minutes consécutives.

C’est donc la durée minimale légale de pause pour une journée de travail de 7h par exemple.

Dans le cadre de cette pause réglementaire, le salarié n’est pas à la disposition de l’employeur. Il est alors libre de vaquer à ses occupations personnelles (manger, faire une course, faire une sieste…).

Il peut en bénéficier immédiatement après 6 heures de travail ou avant que cette durée de 6 heures ne soit entièrement effectuée.

Il faut noter que la convention collective, un accord collectif d’entreprise ou un accord de branche étendu de l’entreprise peut prévoir un temps de pause plus important.

La pause déjeuner : un moment clé de votre journée de travail

Aussi appelée pause méridienne, le temps de pause du déjeuner n’est pas considéré comme un temps de travail effectif.

La loi ne prévoit pas de temps de pause spécifiquement dédiée au déjeuner.

Selon la législation, l’employeur est en droit d’accorder seulement 20 minutes de pause restauration par jour au salarié.

Cependant, il est communément admis de mettre en place une coupure plus longue pour le temps du déjeuner, comme 45 minutes à 1h de pause déjeuner, par exemple.

Vous pouvez ainsi pleinement recharger vos batteries !

Pour précision, la période de restauration doit être prise sur le temps de pause quotidien de l’entreprise.

Les autres types de pauses

En dehors de la pause déjeuner, un salarié peut tout à fait prendre un temps de pause de courte durée.

Cela peut être un temps de coupure pris pour aller aux toilettes, fumer une cigarette, téléphoner, prendre un café (ou un thé 😊), boire un verre d’eau, bouger pour détendre ses muscles, respirer un bol d’air frais…

Il faut cependant que ces pauses au travail respectent les conditions suivantes :

  • La durée du temps de pause ⏳ : ce temps doit être raisonnable. De courtes pauses régulières sont admises.
  • Le lieu 📍 : le salarié reste sur le lieu de travail.

Conseil : référez-vous toujours en amont aux dispositions conventionnelles d’entreprise afin de valider si vous dépendez d’un cadre plus intéressant que le cadre légal général.

Et, n’oubliez pas, votre temps de pause sert à vous ressourcer ! Vous pouvez déconnecter, socialiser, respirer en conscience, profiter d’un temps calme, prendre une collation…

La rémunération des temps de pause : ce que vous devez savoir

La législation différencie le temps de présence et le temps de travail effectif du salarié.

Les pauses ne sont pas considérées comme du travail effectif (telle que la pause obligatoire de 20 minutes).

Par définition, un salarié en pause n’est pas sous la direction de son employeur, il n’a donc pas droit à rémunération au sens de la loi.

Mais, sachez que des dispositions plus avantageuses peuvent prévoir une rémunération !

Il existe des exceptions dans lesquelles le salarié doit rester à la disposition de son employeur pendant sa pause. Par exemple, il doit répondre au téléphone durant sa coupure.

C’est notamment le cas pour certaines industries où il y a un habillage spécifique.

Dans ce cas, pour pallier la contrainte de rester sur place et en tenue, il est prévu une rémunération en contrepartie.

Les usages en entreprise

Il y a la théorie et la pratique…

Dans les faits, les temps de pauses sont un “manque à gagner” pour les employeurs.

Cependant, l’effet bénéfique des temps de repos sur les salariés, ça les entreprises l’ont bien compris !

En effet, ils permettent une hausse considérable de la performance et de l’engagement ainsi qu’une baisse significative du niveau de stress des employés.

C’est pour cela qu’il existe généralement une différence entre le minimum légal et ce qui est réellement pratiqué en entreprise. Il y a donc souvent une tolérance pour un temps de pause bien plus important que ce qui est prévu par le Code du travail 💼.

Que ce soit prévu ou non dans la convention collective, il est d’usage d’accorder :

  • Un temps de pause déjeuner d’au moins 1 heure est généralement accordé le midi, voire 2 heures.
  • Une tolérance pour les pauses cigarette ou café au cours de la journée. Dans ce cas, l’entreprise considère cette période de pause comme du temps de travail effectif.

Pour rappel, cette tolérance est prévue sur les temps de pause pris sur le lieu de travail du salarié dès lors qu’il est pris de manière raisonnable. Autrement, cela peut être sanctionnable.

Comprendre les règles et les droits en matière de temps de pause au travail est crucial.

Si vous êtes salariés, retenez alors de consulter en priorité les dispositions conventionnelles liées à votre contrat de travail.

Ensuite, selon ce qui est admis au sein de l’entreprise, soyez judicieux sur l’utilisation de vos temps de pauses.

Enfin, préférez régulièrement prendre de courts temps de pauses durant votre journée de travail. Votre cerveau oxygéné vous en remerciera !

Dites-moi, comment gérez-vous vos temps de pause au travail ?

Partagez vos astuces pour une pause productive dans les commentaires !

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Le mode de vie minimaliste pour une organisation réussie https://commentsorganiser.com/le-mode-de-vie-minimaliste/ https://commentsorganiser.com/le-mode-de-vie-minimaliste/#respond Tue, 05 Oct 2021 03:01:00 +0000 https://commentsorganiser.com/?p=4891 Comment adopter un mode de vie minimaliste ? C’est sans doute une question que vous vous posez, las-(se) de vous sentir sans cesse débordé(-e) dans votre esprit, et votre environnement. Le minimalisme peut être une solution viable à cette sensation désagréable. La méthode consiste à réduire sa consommation de biens pour ne conserver que l’essentiel. Ne […]

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Comment adopter un mode de vie minimaliste ? C’est sans doute une question que vous vous posez, las-(se) de vous sentir sans cesse débordé(-e) dans votre esprit, et votre environnement. Le minimalisme peut être une solution viable à cette sensation désagréable. 

La méthode consiste à réduire sa consommation de biens pour ne conserver que l’essentiel. Ne plus se laisser étouffer par l’accumulation d’objets facilite aussi énormément la démarche d’organisation personnelle.

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DEEPL : Le meilleur traducteur automatique ? https://commentsorganiser.com/deepl-le-meilleur-traducteur-automatique/ https://commentsorganiser.com/deepl-le-meilleur-traducteur-automatique/#comments Wed, 30 Jun 2021 21:18:30 +0000 https://commentsorganiser.com/?p=4789 Après des années de traduction google / ou autre.... j'ai longtemps pensé qu'il n'existait pas de traducteur automatique performant.Jusqu'au jour où j'ai découvert DEEPL ! […]

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Après des années de traduction google / ou autre.... j'ai longtemps pensé qu'il n'existait pas de traducteur automatique performant.
Jusqu'au jour où j'ai découvert DEEPL !

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Pourquoi et comment utiliser un QR CODE ? https://commentsorganiser.com/pourquoi-et-comment-utiliser-un-qr-code/ https://commentsorganiser.com/pourquoi-et-comment-utiliser-un-qr-code/#comments Sun, 25 Oct 2020 22:20:05 +0000 https://commentsorganiser.com/?p=4183 Les QR codes existent depuis longtemps, mais n’ont jamais vraiment été utilisés de manière généralisée. Pourtant cela a récemment changé. Mais alors pourquoi et comment utiliser un QR CODE ?Découvrez le dans cet article, ainsi que comment créer vos propres QR Codes, et comment en tirer parti dans votre communication, votre marketing ou votre organisation […]

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Les QR codes existent depuis longtemps, mais n’ont jamais vraiment été utilisés de manière généralisée. Pourtant cela a récemment changé.
Mais alors pourquoi et comment utiliser un QR CODE ?
Découvrez le dans cet article, ainsi que comment créer vos propres QR Codes, et comment en tirer parti dans votre communication, votre marketing ou votre organisation personnelle.

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Un bureau fonctionnel pour plus d’efficacité https://commentsorganiser.com/un-bureau-fonctionnel-pour-plus-defficacite/ https://commentsorganiser.com/un-bureau-fonctionnel-pour-plus-defficacite/#respond Tue, 25 Aug 2020 21:11:31 +0000 https://commentsorganiser.com/?p=4037 Dans cet article je vais vous expliquer comment j’ai pu augmenter mon efficacité au travail en "regardant mon bureau" et en "démontant une porte", Oui ! Une porte ! […]

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Dans cet article je vais vous expliquer comment j’ai pu augmenter mon efficacité au travail en "regardant mon bureau" et en "démontant une porte", Oui ! Une porte !

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Comment éviter les erreurs au travail https://commentsorganiser.com/comment-eviter-les-erreurs-au-travail/ https://commentsorganiser.com/comment-eviter-les-erreurs-au-travail/#comments Mon, 03 Aug 2020 15:00:00 +0000 https://commentsorganiser.com/?p=4018 Faire des erreurs dans son travail peut rapidement se transformer en cercle vicieux : on s’auto dévalorise, les collègues ou clients peuvent s’en lasser, et cette perte de confiance peut même nous entraîner.. à faire d’autres erreurs !Dans cet article je vais vous parler d’une méthode d’organisation qui permet à la fois d’éviter 90% des […]

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Faire des erreurs dans son travail peut rapidement se transformer en cercle vicieux : on s’auto dévalorise, les collègues ou clients peuvent s’en lasser, et cette perte de confiance peut même nous entraîner.. à faire d’autres erreurs !

Dans cet article je vais vous parler d’une méthode d’organisation qui permet à la fois d’éviter 90% des erreurs au travail, tout en doublant votre créativité.
Et si vous ne voyez pas le rapport avec la créativité, c’est que vous devez vraiment lire cet article :- )

[…]

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6 étapes simples pour s’organiser dans son travail https://commentsorganiser.com/comment-sorganiser-dans-son-travail-en-6-etapes-simples/ https://commentsorganiser.com/comment-sorganiser-dans-son-travail-en-6-etapes-simples/#comments Wed, 15 Jul 2020 12:58:04 +0000 https://commentsorganiser.com/?p=3925 Envie de reprendre le contrôle de votre travail ? D'être plus efficace au bureau pour arrêter de faires des heures supplémentaires ? Suivez les 6 Étapes ci-dessous pour vous organiser avec succès dans votre travail.Étape 1 - Prenez 30 minutes par jour pour organiser votre travailLa première étape consiste à prendre du recul sur votre […]

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Envie de reprendre le contrôle de votre travail ? D'être plus efficace au bureau pour arrêter de faires des heures supplémentaires ? Suivez les 6 Étapes ci-dessous pour vous organiser avec succès dans votre travail.

Étape 1 - Prenez 30 minutes par jour pour organiser votre travail

organisation du travail

La première étape consiste à prendre du recul sur votre activité, afin de mieux trier l’information, vos tâches, et organiser votre travail pour une efficacité maximale.
Pour y parvenir, il est indispensable de prendre 30 minutes par jour, pour organiser votre travail, AVANT de commencer à travailler.
Pourquoi ?
Parce qu’une fois que vous avez commencé à travailler, répondre aux e-mails, et télephoner, c’est trop tard, vous êtes pris(-e) dans la tourmente...

...vous n’avez plus aucun recul, et il est facile de se laisser haper par le flux de travail, comme un poisson se laissant aller avec le courant, sans vraiment avoir de contrôle.

Prendre 30 minutes dès le départ pour organiser son travail permet de reprendre le contrôle et de ne plus SUBIR son travail, les e-mails et les responsabilités.

Pour vous faciliter la tâche, il peut être utile de venir 30 minutes plus tôt au bureau, au moins dans un premier temps. Ainsi vous n’avez pas l’impression de „Perdre du temps" durant ces 30 minutes.
Rapidement, vous réaliserez que ces 30 minutes de planification peuvent facilement vous faire gagner 2 heures !

Maintenant, voici ce que je vous devez faire durant ces 30 minutes :

Étape 2 - Définissez et préparez vos tâches

Trier l'information

Comment tirer profit de ces 30 minutes pour organiser son travail ?

Voici le premier principe fondamental à comprendre pour y parvenir :
Dans n’importe quel e-mail ou conversation que vous allez avoir ou recevoir, vous allez y retrouver 2 types de „choses“ :

  • Des actions pouvants, ou devants être accomplies
  • Des informations utiles, pouvant aider à la réalisation d'actions

Ces 2 choses sont complètement différentes et pourtant on les stoque de la même manière sans distinction. Il est fondamental de distinguer les 2 comme suit :

Une action peut et doit être définie par un verbe d’action (appeler, réparer, acheter). Ce qui n’est pas le cas avec une information.

L'usage d'un verbe d'action permet de concrétiser la tâche et facilite grandement le passe à l'action.

À retenir :

Une action peut et doit être définie par un verbe d’action (appeler, réparer, acheter).

Rien qu’en faisant ce tri, vous allez pouvoir diviser par 2 ou 3 votre charge mentale puisque vous pouvez "sortir" toutes les „informations“ de votre tête et vous focaliser sur les actions !

L’exemple le plus frappant est votre boite d’e-mail. Elle est probablement truffée d’e-mails avec lesquels vous ne savez pas où commencer. Et souvent c’est justement parce qu’ils sont constitués d’un mélange d’informations et d’actions.
Et tant que vous n’aurez pas pris la peine de faire ce simple tri vous-même à tête reposée, il vous sera très difficile de passer à l’action et d’être efficace.

Apprenez à distinguer information et action

Pour y parvenir, entraîner-vous à „Scanner du regard“ vos prises de notes ou vos e-mails et posez vous la question à voix haute :
„Est-ce qu’il s’agit d’une action concrète ? Puis-je la définir avec un verbe d’action ?“

Ensuite, il vous faut redistribuer ces actions concrètes sur votre liste de tâche, et ranger les informations que vous voulez conserver dans un système dédié. ( Par exemple un dossier alphabétique où chaque thème y est trouvé via la première lettre de son mot)

Sur l'exemple ci-dessous, on voit un "simple" e-mail. On y voit qu'il renferme finalement 2 actions ou tâches (pouvant rejoindre nos listes de tâches), ainsi qu'une information utile pouvant être ajoutée à notre agenda.

Organiser son travail - trier l'information

Sans avoir fait cet analyse rapide, cet e-mail serait probablement resté longtemps non-lu dans la boîte e-mail...

... jusqu'au jour ou cela aurait généré une urgence, par exemple 2 semaines avant le début du salon, si le choix du numéro de stand n'a pas été confirmé (Aie aie aie !)

Identifiez la première action

Sur votre liste de tâche, pour être certain(-e) de passer facilement à l’action, veillez à identifier la toute première action nécessaire pour pouvoir progesser.

Dans 95% des cas, s’il l’on remet les choses à plus tard c’est justement que l’on a mal défini cette première action.
Ainsi une tâche toute bête telle que „changer l’ampoule grillée de la lampe des toilette“ peut se transformer en „Démonter l’ampoule, et vérifier si j’ai des ampoules de remplacement“.
Si l’on n’a pas la même ampoule en stock, alors il va falloir „Acheter une nouvelle ampoule 60W avec un culot E27“. 

Organiser son travail - passer à l'action

Dans mon exemple, au lieu de culpabiliser de ne pas avoir pu „changer rapidement l’ampoule“, vous avez l’agréable sensation d’avoir respecté votre plan : Vous savez maintenant de quelle ampoule il s’agit, vous pourrez en achter une nouvelle quand vous irez faire les courses.

À l'inverse, ne pas bien identifier la premère action mène systématiquement à la frustration et procrastination. En effet c'est décourrageant de penser commencer une tâche pour se rendre compte qu'il faut d'abord en réaliser une autre ! Cela donne l'impression de ne pas avancer, ce n'est pas satisfaisant du tout !

Voici un autre exemple :
Vous ne savez pas par où commencer la rédaction de votre rapport ? Parfois la première action constitue simplement le fait d'écrire des idées sur un feuille blanche. L’essentiel est de trouver un point d’attaque concrèt, défini par une action. Une fois une première action réalisée, vous avez de l'élan et passez plus facilement à la prochaine.

Étape 3 – Utilisez un gestionnaire de tâche pour vous organiser

Listes de tâches

Une fois les tâches et actions identifées, il vous faut les intégrer à votre système de liste de tâches.
Pour ce faire, utiliser un gestionnaire de tâche, ou outil de planification de tâche va vous apporter de nombreux avantages :

  • Votre charge de travail sera mieux contrôlée et „capturée“ dans vos listes
  • Vos listes de tâche vous aident à rester focalisé sur une tâche à la fois
  • Elles vous aident à passer facilement à l’action sans remettre au lendemain
  • En cas d’interruption, vous reprenez plus rapidement où vous en étiez resté

Vous pouvez utiliser un gestionnaire de tâche sur papier, ou sur ordinateur via un logiciel dédié :

Organiser ses tâches sur papier

Équipez-vous d’un classeur souple et plat avec des pochettes plastiques transparentes. Glissez-y une ou des feuille cartonnées pour donner de la rigidités à vos pochettes, et utiliser des post-it pour y coller vos tâches. (Voir image ci-dessous)

Le gros avantage de ce système simple est que vos listes deviennent ainsi „Dynamiques“. Vos listes ne se noircissent pas au fur et à mesure que vous rayez les tâches accomplies. Elles restent légères et ne vous montrent que ce qu'il reste à faire.

C'est très appaisant et vous incite à passer à l'action !

Planificateur de tâches papier

En Bonus : Gardez une page pour coller les Post-its des tâches accomplies dans la journée (ou en bas de page comme sur ma photo). En fin de journée, jetez un oeil sur cette page : Consulter vos succès et progrès est très bon pour votre égo, et votre motivation !

Utiliser un logiciel ou planificateur de tâches.

Il en existe un nombre incalculabe. Beaucoup sont d’ailleurs très mauvais, et croyez-moi, même les logiciels payants présentent parfois des lacunes assez incroyables.
Pour commencer, une solution gratuite proposant l’essentiel des fonctions d’un bon système de liste de tâche est la solution Google Task de google. Google Task est disponible intégré à la messagerie et au calendier google.
La prise en main est rapide et les raccourcis claviers permettent de travailler trés vite.  Aussi, avec la messagerie Gmail de google, une option permet de convertir un e-mail en tâche en 1 seul clic.

e-mail vers tâche

Convertir un e-mail en Tâche dans Gmail.

Une option similaire est aussi disponible pour les messageries Outlook.
Cependant, attention, si cette option peut être très pratique, n’oubliez pas qu’il est souvent indispensable de „couper“ un e-mail en plusieurs tâches. Ou bien de reformuler le titre de l'email-tâche avec un verbe d’action au lieu de conserver le sujet de l’e-mail associé !

Et si vous souhaitez avoir un vrai tableau de bord avec vos listes de tâches google qui s'affichent proprement en plein écran, lisez cet article : L'outil de planification des tâches Google Tâche

Mais maintenant où stocker vos informations ?

À vous de voir, soit dans un classeur professionnel sur papier, soit dans vos dossier d’ordinateur (via Dropbox éventuellement).
Personnelement j'aime beaucoup le classement alphabétique qui est très simple et efficace à mettre en place :

Rangement alphabétique _s

Exemple : Si je veux ranger mon relevé d’Imposition (Information à conserver), le document est associé aux „Impôts“, je le range donc à la lettre I, dans un dossier IMPÔT.
Mon dîplome de Master, c’est lié à mes Études, je le ranger à la lettre E.

Et sur ordinateur vous pouvez utiliser exactement la même structure de rangement dans vos dossiers.

Étape 4 – Mettez les priorités de côté

Gestion des priorités

Savez-vous d’où vient le besoin de prioriser ? Du besoin de répondre aux urgences.

Et d’où viennent les urgences ? Dans 90% des cas, d’un manque d’organisation du travail. Si vous oubliez de faire une tâche, cela fini toujours par vous retomber dessus au dernier moment. Et à ce moment là, c’est la panique, donc l’urgence, et donc vous commencer à utiliser des priorités.

En réalité définir des priorités détruit votre efficacité car cela vous impose un ordre de travail qui ne correspond pas forcément à vos ressources mentales et votre énergie du moment.

J'en parlais dans mon article sur le planning de travail :

À quoi bon vous forcer à faire cette tâche „de priorité 1“ maintenant alors que vous n’êtes pas trop en forme et qu’il serait davantage judicieux de s’attaquer à une tâche moins énergievore ?

En mettant fin à l’usage des priorités, vous récupérer la possiblité d’optimiser votre travail en fonction de votre niveau d’énergie et de concentration du moment ! Cela vous permet d’augmenter considérablement votre productivité.

Aussi, cela vous permet de consacrer AUSSI du temps à des „petites“ tâches, tâches de second plan, pouvant procurer un résultat sur le long terme. Ainsi vous capitalisez et invesstisser du temps sur long terme… contribuant ainsi à limiter l’apparition de nouvelles Urgences !

Ce cercle vertueux est vraiment incoyable, et vivant organisé depuis près de 10 ans, je peux vous garantir que les urgences ont (presque) quittées ma vie. Cela me permet d’ailleurs d’être plus spontané et de mieux faire face aux imprévus, car je ne suis pas constamment en situation de stress 🙂

Étape 5 - Limitez les distractions

Les interruptions, ou distractions, sapent votre productivité au point qu’en fin de journée elles peuvent vous avoir fait perdre plusieurs heures précieuses (et induire le besoin d’heures supplémentaire)
Imaginez-vous que travailler et réfléchir, c’est comme construire un chateau de carte mentalement. Lorsque vous êtes concentré, en train de rédiger un rapport, finaliser un fichier Excel ou, en train d’organiser votre travail.

Concentration et distraction gros

Et à chaque interruption, telle qu‘un coup de téléphone ou un collègue qui débarque à l’improviste dans votre bureau, PAF, votre château de carte mental s’effondre. Vous vous retrouvez alors à devoir reprendre la rélfexion depuis le départ ! Quelle perte de temps !

Mutipliez les distraction et interruptions et vous vous retrouvez en fin de journée à avoir "commencé" 10 choses, sans rien avoir vraiment fini, et en faisant des erreurs ! 

Étape 6 – Rangez et faites le ménage sur votre bureau quotidiennement

nettoyer son bureau

Ne laissez pas le chaos s’accumuler. La vision d’un bureau en désordre est démotivant et vous freine dans votre passage à l’action. Un des principes de l’organisation du travail est donc aussi de veillez quotidiennement à maintenir l’ordre sur votre bureau physique, mais aussi votre bureau d’ordinateur !
Consacrez-y donc un minimum de 10 minutes par jour.

Un autre avantage que cela vous procure, est que cela vous permet de faire une transition mentale entre votre activité professionnelle et votre vie de famille. En partant du bureau avec un bureau rangé, vous êtes rassuré(-e), avez une agréable sensation de contrôle. Il est ainsi beaucoup plus facile de se tourner sereinement vers vos proches, vos enfants, et d’être pleinement à leur écoute.

Partagez ces conseils en organisation du travail !

Si vous avez aimé cet article, voici une infographie qui résume les conseils abordés. N'hésitez pas à partager l'article ainsi que l'infographie par e-mail, ou sur les réseaux sociaux ! 

Pensez simplement à ajouter un lien vers cet article 🙂

Et si vous avez envie d'en apprendre plus sur l'organisation personelle, vous pouvez télécharger gratuitement mon guide "S'organiser avec succès" en bas de page, ainsi que de lire mon article "Comment s'organiser".

Organiser son travail en 6 étapes simples

Pour l'infographie au format PDF, veuillez cliquer ici : Infographie au format PDF.

Et si vous avez une question, ou une remarque, n'hésitez pas à rédiger un commentaire ci-dessous !

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Travailler depuis la maison en continu : Astuces et conseils https://commentsorganiser.com/travailler-depuis-la-maison-en-continu-astuces-et-conseils/ https://commentsorganiser.com/travailler-depuis-la-maison-en-continu-astuces-et-conseils/#respond Wed, 24 Jun 2020 16:00:06 +0000 https://commentsorganiser.com/?p=3901 Comme une part importante de la population ces derniers temps, j’ai pu (dû) travailler depuis la maison … Durant 3 mois ! Et honnêtement, même pour un coach en organisation personnelle, ce n’est pas toujours évident, en particulier quand on se soucie de l’équilibre Travail / Famille 🙂 ☛ Dans cet article je partage avec […]

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Comme une part importante de la population ces derniers temps, j’ai pu (dû) travailler depuis la maison … Durant 3 mois !

Et honnêtement, même pour un coach en organisation personnelle, ce n’est pas toujours évident, en particulier quand on se soucie de l’équilibre Travail / Famille 🙂

☛ Dans cet article je partage avec vous mes astuces, mes points forts et mes faiblesses !

☛ J’évoquerai aussi les stratégies que j’ai mises en place pour continuer à faire avancer mes activités, développer des projets à l’international, tout en faisant de mon mieux pour soutenir ma femme et mes enfants !

Pour mon activité de coach en Organisation personnelle, presque rien n’a changé étant donné que j’exerce cette activité de toute façon à 90 % déjà via internet.

Pour mon activité de Sales Manager dans l’industrie, par contre, le changement a été radical. Même si je travaille 1 jour par semaine en télétravail depuis plusieurs années, habituellement, mon quotidien est ponctué de réunions, voyages d’affaires à l’étranger, visites d’installations avec des clients…

Travailler depuis la maison tout en restant efficace

  • Avoir une pièce « Travail »

Avoir une pièce dédiée au travail contribue énormément à rester efficace à la maison. C’est logique, vous êtes seul(-e) dans la pièce, et êtes moins victime des interruptions.

Quand vous réfléchissez en travaillant, c’est comme si vous construisiez un château de carte mental dans votre tête. Une interruption et tout s’écroule, il vous faut recommencer de zéro !

Evidemment ce n’est pas toujours possible de se libérer une pièce entière juste pour soi, surtout si l’on habite en appartement.

Ou alors ce n’est possible que pendant une durée limitée (Les enfants peuvent avoir envie de récupérer leur chambre en fin de journée 🙂 🤷)

Pour ma part j’ai la chance d’avoir un vrai bureau que j’utilise en temps normal pour mes activités. De ce côté-là, j’avais la chance d’avoir une pièce déjà aménagée pour travailler. Cet environnement m’a bien-sûr aidé à garder ma concentration.

Aussi, pour les enfants c’est (un peu ) plus facile à comprendre : Une fois que papa (ou maman) s’enferme dans le bureau je ne peux plus le déranger (En théorie :-D)

  • Travailler au bon moment

J’en parlais dans mon dernier article sur les plannings de travail : Notre niveau d’énergie et de concentration fluctue au fil de la journée.

Personnellement, je suis très efficace le matin si j’ai pu me lever tôt, avant le reste de la famille. Et je peux aussi déborder d’énergie le soir… même très tard.

J’ai donc souvent utilisé ces périodes  pour avancer au maximum sur mes projets clefs, les tâches complexes, énergivores, envoyant parfois des e-mails à 1h30 du matin.

La journée était davantage réservée pour les tâches plus faciles, les Vidéoconférences…. Et une grosse pause le midi en famille.

Bien-sûr une condition importante pour que cela fonctionne est d’avoir une flexibilité totale sur vos horaires de travail.

Avoir la liberté de travailler quand vous voulez est INDISPENSABLE pour vous permettre de gérer au mieux votre télétravail.  Si vous êtes super efficace quand les enfants dorment encore le matin de 6 h à 8h.. pourquoi ne pas en profiter ?

Par chance, c’est mon cas, puisque depuis un an, la direction a aboli les horaires de travail fixes. Chacun est libre de travailler quand il veut et je peux donc envoyer mes e-mails à 1h30 du matin la conscience tranquille 😀 👌

  • Maîtriser la communication avec les collègues / clients

Le confinement a clairement eu l’intérêt de généraliser l’utilisation des appels vidéo. Auparavant, il était toujours plus facile ou souhaité d’organiser une réunion en tête à tête au bureau. Et les quelques tests de vidéoconférences n’étaient pas très concluants.. alors pourquoi se forcer ?

Aujourd’hui, je constate, que même mes collaborateurs les plus réticents à l’utilisation de la vidéo conférence, ont fini par avoué que cela fonctionnait bien. Pas le choix !

J’espère que cette expérience poussera plus d’entreprises à permettre de travailler depuis la maison et à utiliser la vidéoconférence comme outil de communication principal.

Papa ? Tu viens jouer ?

Jongler entre vie Pro et Perso en continu

C’était de mon point de vue probablement le plus gros challenge. Durant le confinement, les enfants tournent en rond… évidement on est tenté d’aller les voir, de les occuper… Mais les responsabilités professionnelles nous attendent…

Le risque est de passer son temps à culpabiliser

Vous arrêtez de travailler 15 minutes pour lire une histoire à votre petite fille qui pleure après s’être cogné la tête dans le coin du meuble… même si vous le faites avec amour, PAF vous finissez par culpabilisez… car votre boulo n’avance pas…

Mais d’un autre côté, si vous aviez ignoré ses pleurs pour continuer à écrire votre rapport… vous auriez aussi culpabilisé ( Hooo quel Père / Mère cruel(-le) je suis !)

Ou alors vous entendez la machine à laver qui a terminé son programme et qui BIPPPP sans gêne ni compassion pour votre productivité, l’air de dire ” Mais qu’est-ce tu fais, le linge ne va pas s’étendre tout seul ! Idiot !“.

Alors que faites-vous : Aller étendre le linge, ou bien ignorer et rester concentré et efficace sur votre travail ? Quitte à oublier le linge et devoir le relaver ? ( Génial…)

Donc finalement dans tous les cas on se retrouve à avoir mauvaise conscience ? Horrible ! Comment éviter cela ?

  • En s’efforçant d’avoir de l’empathie, envers les autres mais aussi envers soi-même.
  • En faisant des listes de tâches exhaustives. Vraiment. Car grâce à vos  listes, vous pouvez reprendre rapidement là où vous étiez arrêté. Les conséquences des interruptions sont grandement limitées.
  • Vos liste ou outil de planification des tâches abaissent aussi grandement votre charge mentale, vous n’avez plus non-stop la sensation «  de crouler sous le travail », vous maîtriser davantage votre charge de travail. Et du coups vous être plus zen, détendu(-e) et réagissez mieux aux imprévus, sans s’énerver.

Le télétravail pour une meilleure qualité de vie

Là où le changement positif s’est fait sentir pour moi et ma famille, c’est sur la disparition totale des durées de transport.

Incroyable.

Au lieu de partir tôt le matin en voiture, et de rentrer tard le soir en ayant passé 1,5 heures par jour dans la voiture…  Je suis disponible en 30 secondes après avoir éteint l’ordinateur.

Rien que pour cela je pense que cela vaut la peine de généraliser au plus possible le télétravail. Bien-sûr, dans la mesure où l’activité et le poste occupé le permettent.

Aussi finalement, c’était beaucoup de temps passé avec ma femme et les enfants, me donnant l’impression d’avoir en quelque sorte un troisième Elternzeit (Congéparental).

Pour le moment, en Allemagne où je vis, le confinement est terminé, mais les entreprises sont fortement incitées à poursuivre l’usage du travail à la maison (télétravail).

Aussi, les Kindergarten eux, ne sont pas encore complètement ouverts aux enfants, donc il est bien nécessaire d’avoir des parents à la maison !

Maintenant parlez-moi de vous ! Partagez vos retours d’expérience cela m’intéresse et intéresse les autres lecteurs / Lectrices !

  • Avez-vous aussi eu l’occasion de travailler depuis la maison ?
  • Quels sont les aspects qui vous ont plût ou déplût ?
  • Quelles étaient vos astuces, techniques pour être efficace dans ces circonstances ?
  • Est-ce que votre employeur se voit généraliser le télétravail ?

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Comment faire un planning de travail ? Est-ce nécessaire de faire un planning de travail ?

Dans cet article vous allez voir :

  • Pourquoi je déconseille de faire un “planning de travail” ou de planifier vos journées. Vous allez aussi découvrir une solution plus intelligente et intuitive, que je recommande à la place.
  • Pourquoi cette méthode de travail permet d’être beaucoup plus efficace, et productif, sans fournir plus d’efforts.
  • Pourquoi en cas de Télétravail (Home Office) cette méthode peut faire des miracles : Vous pouvez accomplir ce que vous avez à faire en 5 heures au lieu de 8 !

Est-il nécessaire de planifier son travail ? De choisir à quelle heure de la journée telle ou telle tâche va devoir être commencée / terminée ? Voire même, d’entrer des “événements” dans notre agenda, associé à la réalisation de ces tâches ?

NON, ce n’est pas nécessaire. et de mon point de vue, ce mode de fonctionnement est même le pire qu’il soit possible d’utiliser.

Pourquoi faire un planning ne peut pas marcher

Avant de vous donner une méthode plus efficace, voici pourquoi ce mode de fonctionnement de marche pas :

Votre quotidien est ponctué d’imprévus. Un coups de fil, un collègue qui débarque dans votre bureau pour vous poser une question.. Et paf, vous voilà déjà en “retard” sur votre joli planning de tâche 😿.

Que c’est frustrant ! vous n’y pouvez rien mais êtes déjà “en retard”… cela sape votre motivation en un clin d’œil.

En plus de cela, maintenant vous avez la chance de devoir ré-organiser tout votre planning pour tenter le mettre à jour et avoir une chance de réussir à le respecter.

Aussi, on place souvent en premier les tâches ou responsabilités qui nous paraissent les plus “Urgentes” ou “importantes”. Ce sont généralement les 2 seuls critères considérés.

Pourtant votre niveau d’énergie, lui, fluctue au fil de la journée ! Peut-être que le matin de bonne heure, vous avez la pêche, mais que après manger vous ayez beaucoup de mal à vous concentrer.

Cependant, ici, quelle que soit votre niveau d’énergie il est probable que vous vous imposiez d’accomplir À TOUT PRIX telle ou telle tâche importante / Urgente, peu importe votre niveau actuel d’énergie.

Vous avez mal dormi la veille ? Tant pis, vous “DEVEZ” faire cette tâche importante / Urgente de SUITE, quitte à faire des erreurs, être moins efficace, et y passer 2 fois plus de temps. Est-ce logique ?

Est-ce bénéfique pour vous ou votre employeur ? Non !

Le diagramme ci-dessous explique ce mode de fonctionnement.

Vous vous forcez à faire les Tâches A&B dès le matin. Mais était-ce vraiment le moment opportun pour les réaliser ?

Comment faire un planning de travail

N’auriez-vous pas pu commencer par quelque chose de plus “digeste”, pour “mettre en route le moteur” ? (Souvent, la motivation et l’énergie arrivent d’ailleurs à l’issue de la réalisation d’une première petite tâche.)

Généralement, en fonctionnant ainsi avec ce mode “d’urgence”, on passe une bonne partie de la journée à tenter de terminer la tâche A et B, corriger les erreurs, et surtout : On ne fait pas grand chose d’autre.

Mais en fin de journée, vous êtes déprimé, car avec ce mode de fonctionnement, il vous est IMPOSSIBLE d’être efficace et de vous satisfaire de vos progrès. Car à part la tâche A et B que vous n’avez d’ailleurs par terminé, vous n’avez pas fait grand chose d’autre !

La méthode qui vous permet de doubler votre productivité :

Bye bye les plannings de travail

La méthode alternative que je recommande est basée sur le principe suivant :

Chaque tâche / Responsabilité requiert un certain niveau d’énergie et de concentration, et un certain temps pour pouvoir être réalisée jusqu’au bout.

L’idée est donc qu’il faut oublier les Urgences et les “importances” des tâches, respirer un grand coup, et choisir la ou les tâches avec laquelle vous êtes sur le moment le plus à l’aise, compte tenu de votre niveau d’énergie et de votre budget temps.

On ne se “Force pas”, on travaille en accord avec notre ressenti.

En voiture, vous viendrait-il à l’idée de passer la 5ème vitesse juste après la première ? Non !

On ajuste la charge au régime du moteur, c’est plutôt logique non ?

Et voici où la magie opère :

Au lieu de vous forcer à faire un truc de manière inefficace au mauvais moment, en faisant des erreurs : Vous vous retrouvez à valoriser CHAQUE PETITE MINUTE de votre journée en choisissant la, ou les tâches qui correspondent parfaitement à votre niveau d’énergie du moment.

Ainsi, il y a un paquet de tâches “secondaires” “non urgentes” que vous auriez auparavant probablement remise au lendemain, que vous allez enfin finir par accomplir !

Et ces tâches, sont d’ailleurs souvent celles, qui sur le long terme, vous apportent le plus de valeur ajoutée. (De nouvelles opportunités, des contacts, des améliorations, des réparations, de la reconnaissance, une augmentation !)

Le diagramme 2 représente ce mode de fonctionnement. On réorganise les tâches de manière intelligente, en accordant moins d’importance aux Urgences ou aux tâches ressenties comme “Importantes”.

Comment faire un planning de travail

Les tâches urgentes seront réalisées aussi , bien sûr, et dans les temps. Mais à moins que votre patron ne vous appelle pour vous demander de préparer un dossier pour dans les 10 prochaines minutes, vous avez TOUJOURS un peu de jeu pour choisir de ne pas commencer de suite par les choses Urgentes.

Au départ c’est certes un peu difficile, vous avez peut-être l’impression de ne pas travailler au bon endroit. C’est parce que vous êtes habitué(-e) à l’urgence. Votre cerveau est un muscle et il aime travailler comme il le fait d’habitude (On parle de plasticité cérébrale).

Avec un peu d’entraînement, vous prendrez confiance en vous, et verrez qu’au final vous êtes dans les temps, et avez accompli +30% de tâche en bonus ! Dingue !

La condition pour pouvoir se passer de planning de travail :

Pour que cela fonctionne, il y a une condition à respecter. Et c’est je pense la clef du succès :

Avoir une liste de tâches bien soignée, incluant des tâches et sous-tâches bien définies avec un verbe d’action (Téléphoner au dentiste pour prendre RDV)

La mettre à jour régulièrement : 1 ou 2 fois par jour

Pourquoi ? Parce que si vous laissez votre cerveau faire le choix dans sa “liste mentale” de trucs à faire, il ira automatiquement vers les tâches Urgentes / importantes ou celles impliquant un risque. C’est le mode de fonctionnement le plus basique, que l’on est habitué à utiliser.

Le seul moyen de court-circuiter cela est de se constituer de belles listes de tâches, dans lesquelles on pourra venir “piocher” celle qui nous convient le plus au moment opportun.

J’aime l’analogie avec un buffet de petit déjeuner à l’hôtel ☕🥐 : Tout est là sous vos yeux, bien préparé et mis en évidence. Vous avez très faim ?

Il y a du pain, du bacon, des œufs brouillés, légumes grillés etc…Vous n’êtes pas dans votre assiette ? Vous ne prendrez peut-être qu’un yaourt et une pomme. Tout est là, et vous choisissez en fonction de vos besoins / capacités.

Quand vous travaillez c’est la même chose, mais avec le cerveau à la place de l’estomac 🙂

Autre point important pour que cela fonctionne : Il est indispensable de couper les tâches ou projets en petites tâches ou sous-tâches ! Cela procure de nombreux avantages :

  • On trouve plus facilement un moment dans la journée pour les réaliser une par une.
  • On récolte à chaque fois la satisfaction d’avoir accompli quelque chose au lieu de culpabiliser de ne RIEN avoir terminé !

Là aussi, votre système de liste de tâches, ou outil planification des tâches, vous aide énormément puisque qu’il vous permet de gérer facilement ces sous-tâches !

Voilà ! Alors qu’en pensez-vous ? Quel est votre mode de fonctionnement ? Le premier ? Le seconde ? Voire même un mélange des deux ?

Si vous avez des questions, n’hésitez pas !

D’ailleurs si vous ne savez pas bien comment créer des listes de tâches efficaces, vous pouvez télécharger le guide gratuit “S’organiser avec Succès” en bas de cette page.

Aussi si vous vous posez souvent la question mais “Comment s’organiser ?” je propose une formation en organisation “S’organiser pour vivre mieux” dont le but est de vous aider à vous organiser avec succès, en particulier via l’utilisation de listes de tâches bien pensés 🙂

Et bien-sûr, vous pouvez me suivre sur Facebook et Instagram 🙂

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