Comment adopter un mode de vie minimaliste ? C’est sans doute une question que vous vous posez, las-(se) de vous sentir sans cesse débordé(-e) dans votre esprit, et votre environnement. Le minimalisme peut être une solution viable à cette sensation désagréable. 

La méthode consiste à réduire sa consommation de biens pour ne conserver que l’essentiel. Ne plus se laisser étouffer par l’accumulation d’objets facilite aussi énormément la démarche d’organisation personnelle.

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Les QR codes existent depuis longtemps, mais n’ont jamais vraiment été utilisés de manière généralisée. Pourtant cela a récemment changé.
Mais alors pourquoi et comment utiliser un QR CODE ?
Découvrez le dans cet article, ainsi que comment créer vos propres QR Codes, et comment en tirer parti dans votre communication, votre marketing ou votre organisation personnelle.

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Dans cet article je vais vous expliquer comment j’ai pu augmenter mon efficacité au travail en "regardant mon bureau" et en "démontant une porte", Oui ! Une porte !

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Faire des erreurs dans son travail peut rapidement se transformer en cercle vicieux : on s’auto dévalorise, les collègues ou clients peuvent s’en lasser, et cette perte de confiance peut même nous entraîner.. à faire d’autres erreurs !

Dans cet article je vais vous parler d’une méthode d’organisation qui permet à la fois d’éviter 90% des erreurs au travail, tout en doublant votre créativité.
Et si vous ne voyez pas le rapport avec la créativité, c’est que vous devez vraiment lire cet article :- )

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Envie de reprendre le contrôle de votre travail ? D'être plus efficace au bureau pour arrêter de faires des heures supplémentaires ? Suivez les 6 Étapes ci-dessous pour vous organiser avec succès dans votre travail.

Convertir un e-mail en Tâche dans Gmail.

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Et honnêtement, même pour un coach en organisation personnelle, ce n’est pas toujours évident, en particulier quand on se soucie de l’équilibre Travail / Famille 🙂

☛ Dans cet article je partage avec vous mes astuces, mes points forts et mes faiblesses !

☛ J’évoquerai aussi les stratégies que j’ai mises en place pour continuer à faire avancer mes activités, développer des projets à l’international, tout en faisant de mon mieux pour soutenir ma femme et mes enfants !

Pour mon activité de coach en Organisation personnelle, presque rien n’a changé étant donné que j’exerce cette activité de toute façon à 90 % déjà via internet.

Pour mon activité de Sales Manager dans l’industrie, par contre, le changement a été radical. Même si je travaille 1 jour par semaine en télétravail depuis plusieurs années, habituellement, mon quotidien est ponctué de réunions, voyages d’affaires à l’étranger, visites d’installations avec des clients…

Travailler depuis la maison tout en restant efficace

• Avoir une pièce « Travail »

Avoir une pièce dédiée au travail contribue énormément à rester efficace à la maison. C’est logique, vous êtes seul(-e) dans la pièce, et êtes moins victime des interruptions.

Quand vous réfléchissez en travaillant, c’est comme si vous construisiez un château de carte mental dans votre tête. Une interruption et tout s’écroule, il vous faut recommencer de zéro !

Evidemment ce n’est pas toujours possible de se libérer une pièce entière juste pour soi, surtout si l’on habite en appartement.

Ou alors ce n’est possible que pendant une durée limitée (Les enfants peuvent avoir envie de récupérer leur chambre en fin de journée 🙂 🤷)

Pour ma part j’ai la chance d’avoir un vrai bureau que j’utilise en temps normal pour mes activités. De ce côté-là, j’avais la chance d’avoir une pièce déjà aménagée pour travailler. Cet environnement m’a bien-sûr aidé à garder ma concentration.

Aussi, pour les enfants c’est (un peu ) plus facile à comprendre : Une fois que papa (ou maman) s’enferme dans le bureau je ne peux plus le déranger (En théorie :-D)

• Travailler au bon moment

J’en parlais dans mon dernier article sur les plannings de travail : Notre niveau d’énergie et de concentration fluctue au fil de la journée.

Personnellement, je suis très efficace le matin si j’ai pu me lever tôt, avant le reste de la famille. Et je peux aussi déborder d’énergie le soir… même très tard.

J’ai donc souvent utilisé ces périodes  pour avancer au maximum sur mes projets clefs, les tâches complexes, énergivores, envoyant parfois des e-mails à 1h30 du matin.

La journée était davantage réservée pour les tâches plus faciles, les Vidéoconférences…. Et une grosse pause le midi en famille.

Bien-sûr une condition importante pour que cela fonctionne est d’avoir une flexibilité totale sur vos horaires de travail.

Avoir la liberté de travailler quand vous voulez est INDISPENSABLE pour vous permettre de gérer au mieux votre télétravail.  Si vous êtes super efficace quand les enfants dorment encore le matin de 6 h à 8h.. pourquoi ne pas en profiter ?

Par chance, c’est mon cas, puisque depuis un an, la direction a aboli les horaires de travail fixes. Chacun est libre de travailler quand il veut et je peux donc envoyer mes e-mails à 1h30 du matin la conscience tranquille 😀 👌

• Maîtriser la communication avec les collègues / clients

Le confinement a clairement eu l’intérêt de généraliser l’utilisation des appels vidéo. Auparavant, il était toujours plus facile ou souhaité d’organiser une réunion en tête à tête au bureau. Et les quelques tests de vidéoconférences n’étaient pas très concluants.. alors pourquoi se forcer ?

Aujourd’hui, je constate, que même mes collaborateurs les plus réticents à l’utilisation de la vidéo conférence, ont fini par avoué que cela fonctionnait bien. Pas le choix !

J’espère que cette expérience poussera plus d’entreprises à permettre de travailler depuis la maison et à utiliser la vidéoconférence comme outil de communication principal.

Jongler entre vie Pro et Perso en continu

C’était de mon point de vue probablement le plus gros challenge. Durant le confinement, les enfants tournent en rond… évidement on est tenté d’aller les voir, de les occuper… Mais les responsabilités professionnelles nous attendent…

Le risque est de passer son temps à culpabiliser

Vous arrêtez de travailler 15 minutes pour lire une histoire à votre petite fille qui pleure après s’être cogné la tête dans le coin du meuble… même si vous le faites avec amour, PAF vous finissez par culpabilisez… car votre boulo n’avance pas…

Mais d’un autre côté, si vous aviez ignoré ses pleurs pour continuer à écrire votre rapport… vous auriez aussi culpabilisé ( Hooo quel Père / Mère cruel(-le) je suis !)

Ou alors vous entendez la machine à laver qui a terminé son programme et qui BIPPPP sans gêne ni compassion pour votre productivité, l’air de dire ” Mais qu’est-ce tu fais, le linge ne va pas s’étendre tout seul ! Idiot !“.

Alors que faites-vous : Aller étendre le linge, ou bien ignorer et rester concentré et efficace sur votre travail ? Quitte à oublier le linge et devoir le relaver ? ( Génial…)

Donc finalement dans tous les cas on se retrouve à avoir mauvaise conscience ? Horrible ! Comment éviter cela ?

• En s’efforçant d’avoir de l’empathie, envers les autres mais aussi envers soi-même.
• En faisant des listes de tâches exhaustives. Vraiment. Car grâce à vos  listes, vous pouvez reprendre rapidement là où vous étiez arrêté. Les conséquences des interruptions sont grandement limitées.
• Vos liste ou outil de planification des tâches abaissent aussi grandement votre charge mentale, vous n’avez plus non-stop la sensation «  de crouler sous le travail », vous maîtriser davantage votre charge de travail. Et du coups vous être plus zen, détendu(-e) et réagissez mieux aux imprévus, sans s’énerver.

Le télétravail pour une meilleure qualité de vie

Là où le changement positif s’est fait sentir pour moi et ma famille, c’est sur la disparition totale des durées de transport.

Incroyable.

Au lieu de partir tôt le matin en voiture, et de rentrer tard le soir en ayant passé 1,5 heures par jour dans la voiture…  Je suis disponible en 30 secondes après avoir éteint l’ordinateur.

Rien que pour cela je pense que cela vaut la peine de généraliser au plus possible le télétravail. Bien-sûr, dans la mesure où l’activité et le poste occupé le permettent.

Aussi finalement, c’était beaucoup de temps passé avec ma femme et les enfants, me donnant l’impression d’avoir en quelque sorte un troisième Elternzeit (Congéparental).

Pour le moment, en Allemagne où je vis, le confinement est terminé, mais les entreprises sont fortement incitées à poursuivre l’usage du travail à la maison (télétravail).

Aussi, les Kindergarten eux, ne sont pas encore complètement ouverts aux enfants, donc il est bien nécessaire d’avoir des parents à la maison !

⇨ Maintenant parlez-moi de vous ! Partagez vos retours d’expérience cela m’intéresse et intéresse les autres lecteurs / Lectrices !

• Avez-vous aussi eu l’occasion de travailler depuis la maison ?
• Quels sont les aspects qui vous ont plût ou déplût ?
• Quelles étaient vos astuces, techniques pour être efficace dans ces circonstances ?
• Est-ce que votre employeur se voit généraliser le télétravail ?

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Dans cet article vous allez voir :

• Pourquoi je déconseille de faire un “planning de travail” ou de planifier vos journées. Vous allez aussi découvrir une solution plus intelligente et intuitive, que je recommande à la place.
• Pourquoi cette méthode de travail permet d’être beaucoup plus efficace, et productif, sans fournir plus d’efforts.
• Pourquoi en cas de Télétravail (Home Office) cette méthode peut faire des miracles : Vous pouvez accomplir ce que vous avez à faire en 5 heures au lieu de 8 !

Est-il nécessaire de planifier son travail ? De choisir à quelle heure de la journée telle ou telle tâche va devoir être commencée / terminée ? Voire même, d’entrer des “événements” dans notre agenda, associé à la réalisation de ces tâches ?

NON, ce n’est pas nécessaire. et de mon point de vue, ce mode de fonctionnement est même le pire qu’il soit possible d’utiliser.

Pourquoi faire un planning ne peut pas marcher

Avant de vous donner une méthode plus efficace, voici pourquoi ce mode de fonctionnement de marche pas :

Votre quotidien est ponctué d’imprévus. Un coups de fil, un collègue qui débarque dans votre bureau pour vous poser une question.. Et paf, vous voilà déjà en “retard” sur votre joli planning de tâche 😿.

Que c’est frustrant ! vous n’y pouvez rien mais êtes déjà “en retard”… cela sape votre motivation en un clin d’œil.

En plus de cela, maintenant vous avez la chance de devoir ré-organiser tout votre planning pour tenter le mettre à jour et avoir une chance de réussir à le respecter.

Aussi, on place souvent en premier les tâches ou responsabilités qui nous paraissent les plus “Urgentes” ou “importantes”. Ce sont généralement les 2 seuls critères considérés.

Pourtant votre niveau d’énergie, lui, fluctue au fil de la journée ! Peut-être que le matin de bonne heure, vous avez la pêche, mais que après manger vous ayez beaucoup de mal à vous concentrer.

Cependant, ici, quelle que soit votre niveau d’énergie il est probable que vous vous imposiez d’accomplir À TOUT PRIX telle ou telle tâche importante / Urgente, peu importe votre niveau actuel d’énergie.

Vous avez mal dormi la veille ? Tant pis, vous “DEVEZ” faire cette tâche importante / Urgente de SUITE, quitte à faire des erreurs, être moins efficace, et y passer 2 fois plus de temps. Est-ce logique ?

Est-ce bénéfique pour vous ou votre employeur ? Non !

Le diagramme ci-dessous explique ce mode de fonctionnement.

Vous vous forcez à faire les Tâches A&B dès le matin. Mais était-ce vraiment le moment opportun pour les réaliser ?

N’auriez-vous pas pu commencer par quelque chose de plus “digeste”, pour “mettre en route le moteur” ? (Souvent, la motivation et l’énergie arrivent d’ailleurs à l’issue de la réalisation d’une première petite tâche.)

Généralement, en fonctionnant ainsi avec ce mode “d’urgence”, on passe une bonne partie de la journée à tenter de terminer la tâche A et B, corriger les erreurs, et surtout : On ne fait pas grand chose d’autre.

Mais en fin de journée, vous êtes déprimé, car avec ce mode de fonctionnement, il vous est IMPOSSIBLE d’être efficace et de vous satisfaire de vos progrès. Car à part la tâche A et B que vous n’avez d’ailleurs par terminé, vous n’avez pas fait grand chose d’autre !

La méthode qui vous permet de doubler votre productivité :

Bye bye les plannings de travail

La méthode alternative que je recommande est basée sur le principe suivant :

Chaque tâche / Responsabilité requiert un certain niveau d’énergie et de concentration, et un certain temps pour pouvoir être réalisée jusqu’au bout.

L’idée est donc qu’il faut oublier les Urgences et les “importances” des tâches, respirer un grand coup, et choisir la ou les tâches avec laquelle vous êtes sur le moment le plus à l’aise, compte tenu de votre niveau d’énergie et de votre budget temps.

On ne se “Force pas”, on travaille en accord avec notre ressenti.

En voiture, vous viendrait-il à l’idée de passer la 5ème vitesse juste après la première ? Non !

On ajuste la charge au régime du moteur, c’est plutôt logique non ?

Et voici où la magie opère :

Au lieu de vous forcer à faire un truc de manière inefficace au mauvais moment, en faisant des erreurs : Vous vous retrouvez à valoriser CHAQUE PETITE MINUTE de votre journée en choisissant la, ou les tâches qui correspondent parfaitement à votre niveau d’énergie du moment.

Ainsi, il y a un paquet de tâches “secondaires” “non urgentes” que vous auriez auparavant probablement remise au lendemain, que vous allez enfin finir par accomplir !

Et ces tâches, sont d’ailleurs souvent celles, qui sur le long terme, vous apportent le plus de valeur ajoutée. (De nouvelles opportunités, des contacts, des améliorations, des réparations, de la reconnaissance, une augmentation !)

Le diagramme 2 représente ce mode de fonctionnement. On réorganise les tâches de manière intelligente, en accordant moins d’importance aux Urgences ou aux tâches ressenties comme “Importantes”.

Les tâches urgentes seront réalisées aussi , bien sûr, et dans les temps. Mais à moins que votre patron ne vous appelle pour vous demander de préparer un dossier pour dans les 10 prochaines minutes, vous avez TOUJOURS un peu de jeu pour choisir de ne pas commencer de suite par les choses Urgentes.

Au départ c’est certes un peu difficile, vous avez peut-être l’impression de ne pas travailler au bon endroit. C’est parce que vous êtes habitué(-e) à l’urgence. Votre cerveau est un muscle et il aime travailler comme il le fait d’habitude (On parle de plasticité cérébrale).

Avec un peu d’entraînement, vous prendrez confiance en vous, et verrez qu’au final vous êtes dans les temps, et avez accompli +30% de tâche en bonus ! Dingue !

La condition pour pouvoir se passer de planning de travail :

Pour que cela fonctionne, il y a une condition à respecter. Et c’est je pense la clef du succès :

Avoir une liste de tâches bien soignée, incluant des tâches et sous-tâches bien définies avec un verbe d’action (Téléphoner au dentiste pour prendre RDV)

La mettre à jour régulièrement : 1 ou 2 fois par jour

Pourquoi ? Parce que si vous laissez votre cerveau faire le choix dans sa “liste mentale” de trucs à faire, il ira automatiquement vers les tâches Urgentes / importantes ou celles impliquant un risque. C’est le mode de fonctionnement le plus basique, que l’on est habitué à utiliser.

Le seul moyen de court-circuiter cela est de se constituer de belles listes de tâches, dans lesquelles on pourra venir “piocher” celle qui nous convient le plus au moment opportun.

J’aime l’analogie avec un buffet de petit déjeuner à l’hôtel ☕🥐 : Tout est là sous vos yeux, bien préparé et mis en évidence. Vous avez très faim ?

Il y a du pain, du bacon, des œufs brouillés, légumes grillés etc…Vous n’êtes pas dans votre assiette ? Vous ne prendrez peut-être qu’un yaourt et une pomme. Tout est là, et vous choisissez en fonction de vos besoins / capacités.

Quand vous travaillez c’est la même chose, mais avec le cerveau à la place de l’estomac 🙂

Autre point important pour que cela fonctionne : Il est indispensable de couper les tâches ou projets en petites tâches ou sous-tâches ! Cela procure de nombreux avantages :

• On trouve plus facilement un moment dans la journée pour les réaliser une par une.
• On récolte à chaque fois la satisfaction d’avoir accompli quelque chose au lieu de culpabiliser de ne RIEN avoir terminé !

Là aussi, votre système de liste de tâches, ou outil planification des tâches, vous aide énormément puisque qu’il vous permet de gérer facilement ces sous-tâches !

Voilà ! Alors qu’en pensez-vous ? Quel est votre mode de fonctionnement ? Le premier ? Le seconde ? Voire même un mélange des deux ?

Si vous avez des questions, n’hésitez pas !

D’ailleurs si vous ne savez pas bien comment créer des listes de tâches efficaces, vous pouvez télécharger le guide gratuit “S’organiser avec Succès” en bas de cette page.

Aussi si vous vous posez souvent la question mais “Comment s’organiser ?” je propose une formation en organisation “S’organiser pour vivre mieux” dont le but est de vous aider à vous organiser avec succès, en particulier via l’utilisation de listes de tâches bien pensés 🙂

Et bien-sûr, vous pouvez me suivre sur Facebook et Instagram 🙂

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