[dropshadowbox align= »center » effect= »lifted-both » width= »120px » height= » » background_color= »#ffffff » border_width= »3″ border_color= »#4c42a5″ rounded_corners= »false » outside_shadow= »false » ]ARTICLE 2[/dropshadowbox]

Voici le 2 ème article de cette série de 4 articles de conseils en organisation.

Dans l’article précédent on a vu que l’on avait  l’impression constante de crouler sous le travail et pourtant on a parfois du mal à passer à l’action.

On a vu que jour après jour on constate qu’il y a encore des tas de choses que l’on n’a pas réussi à faire,  et que cette situation nous frustre énormément et nous fait culpabiliser.

J’avais aussi expliqué qu’on pouvait mettre fin à cette situation en s’organisant, et qu’apprendre à s’organiser n’était pas du tout difficile, et au contraire, à la portée de tous.

Dans l’article d’aujourd’hui nous allons définir ce qu’est un système d’organisation ainsi que les 5 règles qui garantissent que ce système d’organisation fonctionne.

Mais d’abord, je fais une courte parenthèse pour vous annoncer que je vais bientôt pouvoir vous accompagner au sein d’une formation, pour apprendre à s’organiser.

J’ai commencé par dispenser cette formation en entreprise, en Allemagne. Mais désormais, la formation est disponible entièrement en ligne, et en Français. Je vous en reparlerai dans les prochains articles.

Maintenant, revenons à nos moutons et définissons ensemble ce qu’est un système d’organisation.

Un système d’organisation est un ensemble de méthodes et d’outils qui vont nous permettre de vivre mieux. Je vais faire une analogie très simple avec un moyen de transport. Le fait de se déplacer à vélo nous permet d’aller beaucoup plus vite qu’à pied. Quand on utilise un vélo, on utilise à la fois des outils et des méthodes.

Les outils sont tous les éléments qui composent le vélo, les roues, la chaîne, le cadre, le guidon etc.

Les méthodes qu’on utilise pour rouler à vélo sont assez simples, il s’agit de savoir pédaler, de pouvoir garder l’équilibre, de pouvoir tourner et freiner.

La combinaison de ces outils et de ces méthodes nous permet de faire du vélo et d’aller plus vite qu’à pied.

Maintenant, si l’on souhaite conduire une voiture, on se rend compte qu’ il y a plus de choses à apprendre. Les outils sont plus complexes que sur un vélo. Il y a 3 pédales, une boîte de vitesses, des clignotants et plein d’autre choses encore.

Et les méthodes qui permettent de conduire sont aussi plus élaborées, la preuve, c’est tout simplement qu’on a besoin de prendre des leçons de conduite. Il faut apprendre les règles de sécurité, à passer les vitesses, à utiliser les clignotants, à se garer etc…

Donc oui, c’est vrai, il y a plus de choses à apprendre pour pouvoir conduire une voiture que pour pouvoir conduire un vélo !

Mais si beaucoup de gens apprennent à conduire une voiture c’est parce que cela leur permet de rouler beaucoup plus vite avec beaucoup moins d’effort, et que c’est donc rentable d’apprendre à s’en servir.

Pour s’organiser, en fait ça marche exactement de la même manière. Si l’on ne dispose d’aucun système d’organisation, c’est un peu comme si on était à pied alors qu’autour de nous tout va très vite.

[dropshadowbox align= »center » effect= »lifted-both » width= »700px » height= » » background_color= »#f9e2ab » border_width= »1″ border_color= »#dddddd » ]S’organiser, cela revient à choisir minutieusement le matériel qui va composer notre système d’organisation ainsi qu’à apprendre les méthodes qui vont nous permettre de le piloter comme un AS du volant pilote une voiture de course.[/dropshadowbox]

Et ce système d’organisation, au lieu de nous permettre de rouler plus vite, comme le fait une voiture, il va nous aider dans presque tous les domaines de notre vie, un peu comme si on disposait d’un assistant payé pour nous rendre service 24h/24, 7J/7.

On investit un peu de temps et d’énergie dans le système et il nous le rend au quintuple.

Et je vous assure que c’est vraiment ça qui se passe quand on maîtrise notre système d’organisation. Au début, on est vraiment surpris de pouvoir recevoir autant d’aide de la part d’un système… qu’on a mis nous-même sur pieds !

Pourquoi cela fonctionne :

Un des enseignements les plus importants que je communique durant mes formations, c’est que notre tête n’est pas conçue pour « stocker » des quantités importantes d’information. Et si l’on se laisse faire, très vite notre tête se « remplit » de toutes sortes d’informations. Certaines importantes, et d’autre beaucoup moins.

Et tout comme un ordinateur au disque dur surchargé, au bout d’un moment, notre tête fonctionne moins bien, et moins vite. Et c’est à ce moment-là que l’on ressent un manque de temps, que l’on se sent débordé(-e).

C’est le début d’un cercle vicieux où l’on passe plus de temps à culpabiliser de ne pas réussir à « tout faire », qu’à traiter le problème de fond.

C’est donc le fait de vouloir garder tout en tête, et de constamment tenter de faire le tri entre ce qui est important et ce qui ne l’est pas, qui nous consomme énormément d’énergie. Et c’est d’autant plus vrai de nos jours où l’information circule à la vitesse de la lumière, par téléphone ou par e-mail.

Pour y remédier, il est nécessaire de faire le tri dans toutes ces informations. Elles n’ont pas toutes la même nature.

Par exemple, il n’y en a qu’une petite partie, qui implique vraiment de devoir accomplir quelque chose, de passer à l’action. Et rien qu’en faisant ce tri on peut se rendre compte que notre charge de travail « réelle » est bien plus petite que ce que l’on s’imaginait !

Les 5 régles à respecter :

Et maintenant voici les 5 règles qui permettent de garantir qu’un système d’organisation fonctionne :

• Il doit permettre  de se vider la tête facilement

Pour être efficace, passer à l’action, et pouvoir enfin prendre le contrôle de nos responsabilités il faut donc vider toutes ces informations de notre tête.

Cela permet de récupérer de la place sur notre « disque dur » mental. Plus l’on a de place sur notre « disque dur » mental, plus il est facile de se concentrer sur l’essentiel, et l’on se sent plus détendu (-e).

Le fait de « sortir » ces informations de notre tête pour les écrire quelque part, va aussi nous permettre de bien mieux les organiser, de les trier.

C’est vraiment fondamental et garantit gain en efficacité de travail et en sérénité. On a la possibilité de traiter ces informations de manière consciente, sous nos yeux, ce que notre tête n’arrivait pas à faire.

On peut par exemple faire un tri rigoureux entre les informations qui impliquent un passage à l’action (par exemple téléphoner, écrire, réparer, acheter), et le reste, qui n’implique pas forcément de charge de travail.

On a donc libéré notre tête d’un lourd fardeau de mémorisation et l’on récupère l’intégralité de nos ressources pour passer à l’action, avancer dans nos projets, concrétiser nos rêves.

Pour parvenir à « sortir » de notre tête tout ce qu’on a l’habitude d’y conserver, un simple papier et des crayons peuvent suffire. La difficulté est surtout de le faire régulièrement.

• Il doit permettre d’organiser nos pensées en dehors de notre tête

Notre système d’organisation doit nous permettre de mettre de l’ordre dans toutes les choses que nous avons sorties de notre tête. C’est d’ailleurs quand tout sera mis en ordre qu’il nous sera plus facile de passer à l’action.

À chacun de trouver ce qui lui convient le mieux pour y parvenir, on peut par exemple choisir de faire différentes listes.

• Il doit faciliter le passage à l’action

Déjà, rien qu’en permettant de sortir tout ce qu’on a en tête et de l’organiser, on  facilite déjà le passage à l’action. Mais notre système doit nous permettre plus que cela. Dans l’idéal, il faudrait qu’on puisse tout simplement lui demander ce qu’il serait le plus intelligent de faire maintenant, et qu’il puisse nous retourner exactement ce que nous avons besoin de savoir pour agir, et pas plus.

• Le système doit consommer moins de temps et d’énergie que ce qu’il en fait gagner

Cela parait logique, mais dans la pratique ce n’est pas toujours le cas ! Pour cette raison je vous recommande de prendre le temps de bien définir votre système d’organisation avant de vous lancer

• Son utilisation doit nous procurer du plaisir

Utiliser notre système d’organisation doit être comme un jeu, pas une corvée !

On pense parfois que s’organiser est quelque chose de contraignant. Mais si c’est le cas, c’est que l’on a choisi un système qui ne nous convient pas !

[dropshadowbox align= »none » effect= »horizontal-curve-both » width= »autopx » height= » » background_color= »#fcfad5″ border_width= »1″ border_color= »#020202″ inside_shadow= »false » ]

Voilà, j’espère que vous avez pu prendre note de ces 5 règles car elles sont fondamentales.

Maintenant, voici ce que je voudrais que vous fassiez :

Laissez-moi un commentaire en bas de cette page pour répondre à la question suivante: « Si vous parveniez à mettre en place un système d’organisation qui fonctionne, quelles seraient pour vous les conséquences positives ? »

Prenez le temps de répondre à cette question car je lirai votre réponse ! Je vous retrouve très rapidement dans le prochain article !

[/dropshadowbox]