Comment S'ORGANISEr

Envie de reprendre le contrôle de votre travail ? D'être plus efficace au bureau pour arrêter de faires des heures supplémentaires ? Suivez les 6 Étapes ci-dessous pour vous organiser avec succès dans votre travail.

Étape 1 - Prenez 30 minutes par jour pour organiser votre travail

La première étape consiste à prendre du recul sur votre activité, afin de mieux trier l’information, vos tâches, et organiser votre travail pour une efficacité maximale.
Pour y parvenir, il est indispensable de prendre 30 minutes par jour, pour organiser votre travail, AVANT de commencer à travailler.
Pourquoi ?
Parce qu’une fois que vous avez commencé à travailler, répondre aux e-mails, et télephoner, c’est trop tard, vous êtes pris(-e) dans la tourmente...

...vous n’avez plus aucun recul, et il est facile de se laisser haper par le flux de travail, comme un poisson se laissant aller avec le courant, sans vraiment avoir de contrôle.

Prendre 30 minutes dès le départ pour organiser son travail permet de reprendre le contrôle et de ne plus SUBIR son travail, les e-mails et les responsabilités.

Pour vous faciliter la tâche, il peut être utile de venir 30 minutes plus tôt au bureau, au moins dans un premier temps. Ainsi vous n’avez pas l’impression de „Perdre du temps" durant ces 30 minutes.
Rapidement, vous réaliserez que ces 30 minutes de planification peuvent facilement vous faire gagner 2 heures !

Étape 2 - Définissez et préparez vos tâches

Comment tirer profit de ces 30 minutes pour organiser son travail ?

Voici le premier principe fondamental à comprendre pour y parvenir :
Dans n’importe quel e-mail ou conversation que vous allez avoir ou recevoir, vous allez y retrouver 2 types de „choses“ :

Ces 2 choses sont complètement différentes et pourtant on les stoque de la même manière sans distinction. Il est fondamental de distinguer les 2 comme suit :

Une action peut et doit être définie par un verbe d’action (appeler, réparer, acheter). Ce qui n’est pas le cas avec une information.

L'usage d'un verbe d'action permet de concrétiser la tâche et facilite grandement le passe à l'action.

Rien qu’en faisant ce tri, vous allez pouvoir diviser par 2 ou 3 votre charge mentale puisque vous pouvez "sortir" toutes les „informations“ de votre tête et vous focaliser sur les actions !

L’exemple le plus frappant est votre boite d’e-mail. Elle est probablement truffée d’e-mails avec lesquels vous ne savez pas où commencer. Et souvent c’est justement parce qu’ils sont constitués d’un mélange d’informations et d’actions.
Et tant que vous n’aurez pas pris la peine de faire ce simple tri vous-même à tête reposée, il vous sera très difficile de passer à l’action et d’être efficace.

Apprenez à distinguer information et action

Pour y parvenir, entraîner-vous à „Scanner du regard“ vos prises de notes ou vos e-mails et posez vous la question à voix haute :
„Est-ce qu’il s’agit d’une action concrète ? Puis-je la définir avec un verbe d’action ?“

Ensuite, il vous faut redistribuer ces actions concrètes sur votre liste de tâche, et ranger les informations que vous voulez conserver dans un système dédié. ( Par exemple un dossier alphabétique où chaque thème y est trouvé via la première lettre de son mot)

Sur l'exemple ci-dessous, on voit un "simple" e-mail. On y voit qu'il renferme finalement 2 actions ou tâches (pouvant rejoindre nos listes de tâches), ainsi qu'une information utile pouvant être ajoutée à notre agenda.

Sans avoir fait cet analyse rapide, cet e-mail serait probablement resté longtemps non-lu dans la boîte e-mail...

... jusqu'au jour ou cela aurait généré une urgence, par exemple 2 semaines avant le début du salon, si le choix du numéro de stand n'a pas été confirmé (Aie aie aie !)

Identifiez la première action

Sur votre liste de tâche, pour être certain(-e) de passer facilement à l’action, veillez à identifier la toute première action nécessaire pour pouvoir progesser.

Dans 95% des cas, s’il l’on remet les choses à plus tard c’est justement que l’on a mal défini cette première action.
Ainsi une tâche toute bête telle que „changer l’ampoule grillée de la lampe des toilette“ peut se transformer en „Démonter l’ampoule, et vérifier si j’ai des ampoules de remplacement“.
Si l’on n’a pas la même ampoule en stock, alors il va falloir „Acheter une nouvelle ampoule 60W avec un culot E27“. 

Dans mon exemple, au lieu de culpabiliser de ne pas avoir pu „changer rapidement l’ampoule“, vous avez l’agréable sensation d’avoir respecté votre plan : Vous savez maintenant de quelle ampoule il s’agit, vous pourrez en achter une nouvelle quand vous irez faire les courses.

À l'inverse, ne pas bien identifier la premère action mène systématiquement à la frustration et procrastination. En effet c'est décourrageant de penser commencer une tâche pour se rendre compte qu'il faut d'abord en réaliser une autre ! Cela donne l'impression de ne pas avancer, ce n'est pas satisfaisant du tout !

Voici un autre exemple :
Vous ne savez pas par où commencer la rédaction de votre rapport ? Parfois la première action constitue simplement le fait d'écrire des idées sur un feuille blanche. L’essentiel est de trouver un point d’attaque concrèt, défini par une action. Une fois une première action réalisée, vous avez de l'élan et passez plus facilement à la prochaine.

Étape 3 – Utilisez un gestionnaire de tâche pour vous organiser

Une fois les tâches et actions identifées, il vous faut les intégrer à votre système de liste de tâches.
Pour ce faire, utiliser un gestionnaire de tâche, ou outil de planification de tâche va vous apporter de nombreux avantages :

Vous pouvez utiliser un gestionnaire de tâche sur papier, ou sur ordinateur via un logiciel dédié :

Organiser ses tâches sur papier

Équipez-vous d’un classeur souple et plat avec des pochettes plastiques transparentes. Glissez-y une ou des feuille cartonnées pour donner de la rigidités à vos pochettes, et utiliser des post-it pour y coller vos tâches. (Voir image ci-dessous)

Le gros avantage de ce système simple est que vos listes deviennent ainsi „Dynamiques“. Vos listes ne se noircissent pas au fur et à mesure que vous rayez les tâches accomplies. Elles restent légères et ne vous montrent que ce qu'il reste à faire.

C'est très appaisant et vous incite à passer à l'action !

En Bonus : Gardez une page pour coller les Post-its des tâches accomplies dans la journée (ou en bas de page comme sur ma photo). En fin de journée, jetez un oeil sur cette page : Consulter vos succès et progrès est très bon pour votre égo, et votre motivation !

Utiliser un logiciel ou planificateur de tâches.

Il en existe un nombre incalculabe. Beaucoup sont d’ailleurs très mauvais, et croyez-moi, même les logiciels payants présentent parfois des lacunes assez incroyables.
Pour commencer, une solution gratuite proposant l’essentiel des fonctions d’un bon système de liste de tâche est la solution Google Task de google. Google Task est disponible intégré à la messagerie et au calendier google.
La prise en main est rapide et les raccourcis claviers permettent de travailler trés vite.  Aussi, avec la messagerie Gmail de google, une option permet de convertir un e-mail en tâche en 1 seul clic.

Une option similaire est aussi disponible pour les messageries Outlook.
Cependant, attention, si cette option peut être très pratique, n’oubliez pas qu’il est souvent indispensable de „couper“ un e-mail en plusieurs tâches. Ou bien de reformuler le titre de l'email-tâche avec un verbe d’action au lieu de conserver le sujet de l’e-mail associé !

Et si vous souhaitez avoir un vrai tableau de bord avec vos listes de tâches google qui s'affichent proprement en plein écran, lisez cet article : L'outil de planification des tâches Google Tâche

Mais maintenant où stocker vos informations ?

À vous de voir, soit dans un classeur professionnel sur papier, soit dans vos dossier d’ordinateur (via Dropbox éventuellement).
Personnelement j'aime beaucoup le classement alphabétique qui est très simple et efficace à mettre en place :

Exemple : Si je veux ranger mon relevé d’Imposition (Information à conserver), le document est associé aux „Impôts“, je le range donc à la lettre I, dans un dossier IMPÔT.
Mon dîplome de Master, c’est lié à mes Études, je le ranger à la lettre E.

Et sur ordinateur vous pouvez utiliser exactement la même structure de rangement dans vos dossiers.

Étape 4 – Mettez les priorités de côté

Savez-vous d’où vient le besoin de prioriser ? Du besoin de répondre aux urgences.

Et d’où viennent les urgences ? Dans 90% des cas, d’un manque d’organisation du travail. Si vous oubliez de faire une tâche, cela fini toujours par vous retomber dessus au dernier moment. Et à ce moment là, c’est la panique, donc l’urgence, et donc vous commencer à utiliser des priorités.

En réalité définir des priorités détruit votre efficacité car cela vous impose un ordre de travail qui ne correspond pas forcément à vos ressources mentales et votre énergie du moment.

J'en parlais dans mon article sur le planning de travail :

À quoi bon vous forcer à faire cette tâche „de priorité 1“ maintenant alors que vous n’êtes pas trop en forme et qu’il serait davantage judicieux de s’attaquer à une tâche moins énergievore ?

En mettant fin à l’usage des priorités, vous récupérer la possiblité d’optimiser votre travail en fonction de votre niveau d’énergie et de concentration du moment ! Cela vous permet d’augmenter considérablement votre productivité.

Aussi, cela vous permet de consacrer AUSSI du temps à des „petites“ tâches, tâches de second plan, pouvant procurer un résultat sur le long terme. Ainsi vous capitalisez et invesstisser du temps sur long terme… contribuant ainsi à limiter l’apparition de nouvelles Urgences !

Ce cercle vertueux est vraiment incoyable, et vivant organisé depuis près de 10 ans, je peux vous garantir que les urgences ont (presque) quittées ma vie. Cela me permet d’ailleurs d’être plus spontané et de mieux faire face aux imprévus, car je ne suis pas constamment en situation de stress 🙂

Étape 5 - Limitez les distractions

Les interruptions, ou distractions, sapent votre productivité au point qu’en fin de journée elles peuvent vous avoir fait perdre plusieurs heures précieuses (et induire le besoin d’heures supplémentaire)
Imaginez-vous que travailler et réfléchir, c’est comme construire un chateau de carte mentalement. Lorsque vous êtes concentré, en train de rédiger un rapport, finaliser un fichier Excel ou, en train d’organiser votre travail.

Et à chaque interruption, telle qu‘un coup de téléphone ou un collègue qui débarque à l’improviste dans votre bureau, PAF, votre château de carte mental s’effondre. Vous vous retrouvez alors à devoir reprendre la rélfexion depuis le départ ! Quelle perte de temps !

Mutipliez les distraction et interruptions et vous vous retrouvez en fin de journée à avoir "commencé" 10 choses, sans rien avoir vraiment fini, et en faisant des erreurs ! 

Étape 6 – Rangez et faites le ménage sur votre bureau quotidiennement

Ne laissez pas le chaos s’accumuler. La vision d’un bureau en désordre est démotivant et vous freine dans votre passage à l’action. Un des principes de l’organisation du travail est donc aussi de veillez quotidiennement à maintenir l’ordre sur votre bureau physique, mais aussi votre bureau d’ordinateur !
Consacrez-y donc un minimum de 10 minutes par jour.

Un autre avantage que cela vous procure, est que cela vous permet de faire une transition mentale entre votre activité professionnelle et votre vie de famille. En partant du bureau avec un bureau rangé, vous êtes rassuré(-e), avez une agréable sensation de contrôle. Il est ainsi beaucoup plus facile de se tourner sereinement vers vos proches, vos enfants, et d’être pleinement à leur écoute.

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Et si vous avez envie d'en apprendre plus sur l'organisation personelle, vous pouvez télécharger gratuitement mon guide "S'organiser avec succès" en bas de page, ainsi que de lire mon article "Comment s'organiser".

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