Comment S'ORGANISEr

Comment faire un planning de travail ? Est-ce nécessaire de faire un planning de travail ?

Dans cet article vous allez voir :

• Pourquoi je déconseille de faire un “planning de travail” ou de planifier vos journées. Vous allez aussi découvrir une solution plus intelligente et intuitive, que je recommande à la place.
• Pourquoi cette méthode de travail permet d’être beaucoup plus efficace, et productif, sans fournir plus d’efforts.
• Pourquoi en cas de Télétravail (Home Office) cette méthode peut faire des miracles : Vous pouvez accomplir ce que vous avez à faire en 5 heures au lieu de 8 !

Est-il nécessaire de planifier son travail ? De choisir à quelle heure de la journée telle ou telle tâche va devoir être commencée / terminée ? Voire même, d’entrer des “événements” dans notre agenda, associé à la réalisation de ces tâches ?

NON, ce n’est pas nécessaire. et de mon point de vue, ce mode de fonctionnement est même le pire qu’il soit possible d’utiliser.

Pourquoi faire un planning ne peut pas marcher

Avant de vous donner une méthode plus efficace, voici pourquoi ce mode de fonctionnement de marche pas :

Votre quotidien est ponctué d’imprévus. Un coups de fil, un collègue qui débarque dans votre bureau pour vous poser une question.. Et paf, vous voilà déjà en “retard” sur votre joli planning de tâche 😿.

Que c’est frustrant ! vous n’y pouvez rien mais êtes déjà “en retard”… cela sape votre motivation en un clin d’œil.

En plus de cela, maintenant vous avez la chance de devoir ré-organiser tout votre planning pour tenter le mettre à jour et avoir une chance de réussir à le respecter.

Aussi, on place souvent en premier les tâches ou responsabilités qui nous paraissent les plus “Urgentes” ou “importantes”. Ce sont généralement les 2 seuls critères considérés.

Pourtant votre niveau d’énergie, lui, fluctue au fil de la journée ! Peut-être que le matin de bonne heure, vous avez la pêche, mais que après manger vous ayez beaucoup de mal à vous concentrer.

Cependant, ici, quelle que soit votre niveau d’énergie il est probable que vous vous imposiez d’accomplir À TOUT PRIX telle ou telle tâche importante / Urgente, peu importe votre niveau actuel d’énergie.

Vous avez mal dormi la veille ? Tant pis, vous “DEVEZ” faire cette tâche importante / Urgente de SUITE, quitte à faire des erreurs, être moins efficace, et y passer 2 fois plus de temps. Est-ce logique ?

Est-ce bénéfique pour vous ou votre employeur ? Non !

Le diagramme ci-dessous explique ce mode de fonctionnement.

Vous vous forcez à faire les Tâches A&B dès le matin. Mais était-ce vraiment le moment opportun pour les réaliser ?

N’auriez-vous pas pu commencer par quelque chose de plus “digeste”, pour “mettre en route le moteur” ? (Souvent, la motivation et l’énergie arrivent d’ailleurs à l’issue de la réalisation d’une première petite tâche.)

Généralement, en fonctionnant ainsi avec ce mode “d’urgence”, on passe une bonne partie de la journée à tenter de terminer la tâche A et B, corriger les erreurs, et surtout : On ne fait pas grand chose d’autre.

Mais en fin de journée, vous êtes déprimé, car avec ce mode de fonctionnement, il vous est IMPOSSIBLE d’être efficace et de vous satisfaire de vos progrès. Car à part la tâche A et B que vous n’avez d’ailleurs par terminé, vous n’avez pas fait grand chose d’autre !

La méthode qui vous permet de doubler votre productivité :

Bye bye les plannings de travail

La méthode alternative que je recommande est basée sur le principe suivant :

Chaque tâche / Responsabilité requiert un certain niveau d’énergie et de concentration, et un certain temps pour pouvoir être réalisée jusqu’au bout.

L’idée est donc qu’il faut oublier les Urgences et les “importances” des tâches, respirer un grand coup, et choisir la ou les tâches avec laquelle vous êtes sur le moment le plus à l’aise, compte tenu de votre niveau d’énergie et de votre budget temps.

On ne se “Force pas”, on travaille en accord avec notre ressenti.

En voiture, vous viendrait-il à l’idée de passer la 5ème vitesse juste après la première ? Non !

On ajuste la charge au régime du moteur, c’est plutôt logique non ?

Et voici où la magie opère :

Au lieu de vous forcer à faire un truc de manière inefficace au mauvais moment, en faisant des erreurs : Vous vous retrouvez à valoriser CHAQUE PETITE MINUTE de votre journée en choisissant la, ou les tâches qui correspondent parfaitement à votre niveau d’énergie du moment.

Ainsi, il y a un paquet de tâches “secondaires” “non urgentes” que vous auriez auparavant probablement remise au lendemain, que vous allez enfin finir par accomplir !

Et ces tâches, sont d’ailleurs souvent celles, qui sur le long terme, vous apportent le plus de valeur ajoutée. (De nouvelles opportunités, des contacts, des améliorations, des réparations, de la reconnaissance, une augmentation !)

Le diagramme 2 représente ce mode de fonctionnement. On réorganise les tâches de manière intelligente, en accordant moins d’importance aux Urgences ou aux tâches ressenties comme “Importantes”.

Les tâches urgentes seront réalisées aussi , bien sûr, et dans les temps. Mais à moins que votre patron ne vous appelle pour vous demander de préparer un dossier pour dans les 10 prochaines minutes, vous avez TOUJOURS un peu de jeu pour choisir de ne pas commencer de suite par les choses Urgentes.

Au départ c’est certes un peu difficile, vous avez peut-être l’impression de ne pas travailler au bon endroit. C’est parce que vous êtes habitué(-e) à l’urgence. Votre cerveau est un muscle et il aime travailler comme il le fait d’habitude (On parle de plasticité cérébrale).

Avec un peu d’entraînement, vous prendrez confiance en vous, et verrez qu’au final vous êtes dans les temps, et avez accompli +30% de tâche en bonus ! Dingue !

La condition pour pouvoir se passer de planning de travail :

Pour que cela fonctionne, il y a une condition à respecter. Et c’est je pense la clef du succès :

Avoir une liste de tâches bien soignée, incluant des tâches et sous-tâches bien définies avec un verbe d’action (Téléphoner au dentiste pour prendre RDV)

La mettre à jour régulièrement : 1 ou 2 fois par jour

Pourquoi ? Parce que si vous laissez votre cerveau faire le choix dans sa “liste mentale” de trucs à faire, il ira automatiquement vers les tâches Urgentes / importantes ou celles impliquant un risque. C’est le mode de fonctionnement le plus basique, que l’on est habitué à utiliser.

Le seul moyen de court-circuiter cela est de se constituer de belles listes de tâches, dans lesquelles on pourra venir “piocher” celle qui nous convient le plus au moment opportun.

J’aime l’analogie avec un buffet de petit déjeuner à l’hôtel ☕🥐 : Tout est là sous vos yeux, bien préparé et mis en évidence. Vous avez très faim ?

Il y a du pain, du bacon, des œufs brouillés, légumes grillés etc…Vous n’êtes pas dans votre assiette ? Vous ne prendrez peut-être qu’un yaourt et une pomme. Tout est là, et vous choisissez en fonction de vos besoins / capacités.

Quand vous travaillez c’est la même chose, mais avec le cerveau à la place de l’estomac 🙂

Autre point important pour que cela fonctionne : Il est indispensable de couper les tâches ou projets en petites tâches ou sous-tâches ! Cela procure de nombreux avantages :

• On trouve plus facilement un moment dans la journée pour les réaliser une par une.
• On récolte à chaque fois la satisfaction d’avoir accompli quelque chose au lieu de culpabiliser de ne RIEN avoir terminé !

Là aussi, votre système de liste de tâches, ou outil planification des tâches, vous aide énormément puisque qu’il vous permet de gérer facilement ces sous-tâches !

Voilà ! Alors qu’en pensez-vous ? Quel est votre mode de fonctionnement ? Le premier ? Le seconde ? Voire même un mélange des deux ?

Si vous avez des questions, n’hésitez pas !

D’ailleurs si vous ne savez pas bien comment créer des listes de tâches efficaces, vous pouvez télécharger le guide gratuit “S’organiser avec Succès” en bas de cette page.

Aussi si vous vous posez souvent la question mais “Comment s’organiser ?” je propose une formation en organisation “S’organiser pour vivre mieux” dont le but est de vous aider à vous organiser avec succès, en particulier via l’utilisation de listes de tâches bien pensés 🙂

Et bien-sûr, vous pouvez me suivre sur Facebook et Instagram 🙂