Comment garder la tête hors de l'eau, dans un environnement de travail chaotique où nous avons mille choses à faire, un agenda rempli à bloc, des tâches qui semblent urgentes et où l'information circule à la vitesse de la lumière ?
C'est ce que nous allons voir dans un instant !
1 - Comprendre l'intérêt d'être organisé
Pour commencer, apprendre à s’organiser au bureau comme à la maison procure énormément d’avantages. Et prendre conscience de l'importance de bien organiser son travail et son quotidien est la première étape cruciale. Lisez les points suivants avec attention, car ils seront source d'une grande motivation !
Mettre en place votre organisation personnelle, vous permet de :
Il existe peut-être des centaines de livres sur la thématique de l’organisation personnelle, l’organisation du travail, la productivité ...
Pourtant, mon expérience m’a montré que parmi les personnes qui ont cherché à apprendre à s’organiser, très peu sont parvenues à un résultat satisfaisant.
On essaie de placer les tâches sur son emploi du temps, de faire des listes des tâches, de différencier les tâches urgentes et importantes, d'organiser ses e-mails au mieux ... mais rien n'y fait.
En réalité, très peu arrivent à mettre en place une organisation efficace, et surtout, à la maintenir sur le long terme.
Le but de cet article est justement de vous donner les clefs pour mettre sur pied une organisation personnelle réussie afin de vous rendre plus productif (-ve), et de tirer le meilleur parti de votre journée (de travail) malgré les distractions, interruptions et les imprévus. 🙂
Allez, c'est parti !
2 - Pour s'organiser, la méthode est primordiale, l'outil, secondaire
En effet, il est assez courant de commencer à parcourir le web à la recherche d'une application ou d'un logiciel, un "outil" qui pourra résoudre nos problèmes.
Car au fond, l'idée de trouver un outil "magique", même payant, est assez séduisante : peu d'efforts et beaucoup de résultats, non ? 🙂
En fait, il y a peu de chances que cela marche.
Car utiliser un logiciel de tâche ou outil d'organisation sans avoir au préalable défini avec quelle méthode, et selon quels principes on souhaite s'y prendre... c'est comme s'acheter une voiture en n'ayant jamais pris de leçons de conduite : c'est une perte de temps.
Un jour on entendra parler d'un logiciel que l'on essaiera, un jour d'un autre, et puis d'un nouveau, qui, parait-il, est encore mieux. Alors on change une fois, puis 2, mais sans vraiment voir de progrès. Au final on se retrouve à travailler plus pour gérer ces outils, sans pour autant travailler plus efficacement !
Du coup pour éviter cette situation, la première règle pour répondre à la question "Mais comment s'organiser ?" serait selon-moi :
Définissez d'abord quelle méthode d'organisation vous souhaitez suivre, avant de choisir un quelconque logiciel, ou application pour vous organiser.
Définissez d'abord quelle méthode d'organisation vous souhaitez utiliser, avant de choisir un quelconque logiciel, ou application pour vous organiser.
Choisir sa méthode d'organisation
Pour ce qui est de votre organisation personnelle dans vos tâches quotidiennes au travail ou à la maison :
Vous pouvez vous-même, sur la base de votre logique, et observations du quotidien, réfléchir à une méthode d'organisation, pour gérer /trier / organiser vos informations.
Ou alors vous regardez ce qu'il existe déjà , lisez des livres sur le sujet. Plusieurs "gourous" de l'organisation personnelle ont élaboré des méthodes d'organisations. De la plus simple "Do it Tomorow" (trop simple?) jusqu' à des plus complexes telle que la célèbre méthode GTD (Getting Things Done) de David Allen.
Note : "L'organisation de l'espace de vie ou de l'espace de travail ", tel que le rangement de votre bureau, est très liée à votre organisation personnelle. Mais une fois organisé(-e), il vous est beaucoup plus facile de garder votre environnement rangé. Pour vous y aider, vous pouvez aussi utiliser la méthode de rangement 5S que j'ai mise au point sur la base de la méthode industrielle des 5S.
En vous appropriant une de ces méthodes d'organisation personnelle, vous pouvez gagner du temps, et augmenter vos chances de succès. Il vous sera aussi ensuite possible de trouver l'outil, le logiciel qui répond aux besoins de la méthode que vous utilisez !
Plutôt logique non ? Je sais, mais pourtant j'observe souvent l'inverse 🙂
Une fois mit la main sur une méthode éprouvée, le principal écueil réside dans la mise en pratique.
Car souvent, il y a un fossé sous-estimé entre la compréhension théorique d'une méthode d'un livre...
... et sa mise en pratique de manière routinière et performante en entreprise.
Et justement, on verra un peu plus loin dans l'article comment éviter de "tomber" dans ce fossé de la mise en pratique.
Mais d'abord, je vais vous partager dans le prochain chapitre, 4 principes d'organisation clefs, que je trouve indispensables à appliquer au quotidien.
À retenir
En prenant le temps de choisir votre méthode d'organisation au départ :
- vous partez avec un capital confiance et motivation important (c'est rassurant!)
- Vous gagnez du temps : vous n'inventez rien, mais appliquez seulement.
- vous pouvez choisir l'outil d'organisation / les listes de tâches correspondant à vos besoins
3 - Les 4 principes pour mieux organiser et planifier son travail
Quelle que soit la méthode que vous choisissez, voici certains principes à respecter et que je considère indispensables à votre système d'organisation :
Ne basez pas votre organisation sur la gestion des urgences et priorités
Sauf dans le cas où vous travaillez dans une institution ou entreprise clairement défaillante, vous êtes généralement vous-même la source d'une majorité des urgences que vous subissez. Pourquoi ? Justement par manque d'organisation : Des oublis, des reports, des tâches non achevées, des tâches déléguées, mais non supervisées...
Le but de votre système d'organisation, n'est pas de vous aider à éteindre les feux et gérer les urgences, mais bien d'éviter qu'elles ne se produisent !
Et même s'il est impossible de les faire disparaître complètement, imaginez la différence si 60-80% des urgences de votre quotidien étaient amenées à disparaître ? Génial, non ? 🙂
Coupez votre travail en petits morceaux
Seulement 6 mots pour décrire ce principe très simple, mais pourtant tellement, tellement puissant à différents niveaux...
Ce conseil permet d'éviter de remettre au lendemain, de passer plus facilement à l'action. Car il est plus facile de s'atteler à une "petite tâche", bien définie par un verbe d'action, que de rester bloqué devant le nom d'un projet complexe en se répétant que " Allez, il faut y aller ! Commence, voyons !".
Autre avantage : On peut mieux suivre nos progrès au fur et à mesure que ces "petites" tâches sont achevées. C'est beaucoup plus gratifiant que de simplement se dire en fin de journée, que l'on a travaillé sur le projet X... mais que comme il n'est pas terminé, finalement, c'est comme si l'on n'avait rien fait !
Et là je mets le doigt sur un point fondamental de l'organisation personnelle et la motivation au travail :
Pour être satisfait de son travail et de ses progrès, il faut pouvoir les visualiser. Quand on travaille principalement sur ordinateur, en gérant de l'information, une telle visualisation est difficile... à moins d'avoir un système d'organisation et des listes de tâches pour nous épauler !
Histoire vraie :
Un jour, en fin de journée sur un chantier de construction d'une usine, j'entendais le chef de projet discuter avec un des employés sous-traitant responsable du montage et soudure des tuyauteries du site. Le chef de projet s'adressa au monteur/ soudeur qui était en train de ranger son matériel :
- " Quelle chance tu as ! Tu peux terminer ta journée avec la satisfaction de constater le résultat de ton travail : Des tuyauteries montées, des soudures bien faites... J'aimerais tellement pouvoir faire ce même constat le soir !"
Pourtant, même pour un chef de projet débordé, il est possible et essentiel, grâce à l'organisation personnelle de parvenir à visualiser le travail accompli en fin de journée. Il s'agit d'une compétence indispensable pour parvenir à une bonne gestion de projet. Et c'est tout autant important pour vous, pour mener à bien vos projets
Évitez le chaos : faites le tri à la source
Comme à la maison : Dans votre travail, n'attendez pas de crouler sous les objets inutiles avant de finir par commencer à jeter / vendre. Vous devez donc de même trier les informations et documents dès leur réception.
Vous verrez que près de 80% d'entre eux ne nécessitent peut-être pas d'action de votre part... ou méritent directement d'aller à la poubelle. Vous libérez votre bureau du superflu, et diminuez votre charge mentale en peu d'efforts.
Savoir déléguer / ou demander de l'aide
J'aime apprendre et enrichir mes compétences. Une organisation efficace m'offre justement cette possibilité en libérant ma charge mentale. Pour autant, il est des tâches qu'il est préférable de laisser faire par quelqu'un d'autre, peut-être un expert dans ce domaine précis et qui le fera mieux, et plus vite !
Récemment je n'arrivais pas à retirer un vilain bruit de fond sur une vidéo de formation fraîchement tournée. Je n'avais pas envie de ré-enregistrer la vidéo, ni de passer des heures à bidouiller les réglages de correction des bruits de mon logiciel. Logiciel dont je ne suis pas expert. Finalement j'ai pu trouver un Freelancer vraiment compétent sur le site de Freelance 5euros.com.
Il m'a sauvé mon temps, ma vidéo, et le tout, à un prix très abordable 🙂
S'il vous arrive de déléguer, votre système d'organisation doit vous permettre un suivi précis des tâches déléguées à quelles personnes. Généralement via l'utilisation de système d'étiquettes (Tags) hiérarchiques, extrêmement pratiques.
4 Comment s'organiser pour être plus productif et gagner du temps : En pratique
Comment réussir à mettre en pratique son organisation ? Pas forcément évident quand, en parallèle du changement on doit continuer à assumer notre charge de travail habituelle.
Aussi, lorsque l'on lit un livre sur le sujet, ou que l'on participe à un séminaire sur l'organisation personnelle, tout paraît facile et logique. On peut pourtant rester bloqué dès le départ de la mise en pratique, car souvent, il y a un fossé sous-estimé entre la compréhension théorique d'une méthode d'un livre...
... et sa mise en pratique de manière efficace au quotidien.
Deux options s'offrent alors à vous :
Option 1 : S'y prendre seul(-e)
On peut amorcer le changement seul(-e) mais il faut anticiper le temps et l'effort que cela implique.
Il faut tester et mettre en place votre méthode d'organisation personnelle. Et en plus de vous faire perdre du temps, durant la période d'apprentissage, vous vous retrouvez moins performant(-e).
C'est ce que montre cette courbe d'apprentissage : (3 mois -1 an)
Il peut-être utile, voire indispensable, de faire des heures supplémentaires / ou de travailler le weekend, pour assumer vos responsabilités tout en ajustant et modifiant vos habitudes de travail et d'organisation. Le jeu peut largement en valoir la chandelle !
N'en demeure pas moins le risque de se démotiver par manque de confiance : "vais-je au moins obtenir des changements positifs à l'issue de ces efforts?"
En tout cas, pour y parvenir seul, il faut être capable de s'auto-évaluer, dans une démarche de développement personnelle, d'amélioration continue (PDCA - Plan Do Check Act / Planifier, Agir, Vérifier, Réagir). Mais là encore, cette tâche d'autocontrôle consomme du temps et des ressources.
Option 2 : S'accompagner d'un coach en organisation
Faire appel aux services d'un coach en organisation peut vous aider à accélérer au maximum cette phase de mise en pratique, voire la faire presque disparaître.
Formation
"S'organiser pour vivre mieux"
Par exemple, la formation en organisation que je propose, met un point d'honneur à faciliter une mise en pratique rapide et agréable. Elle est composée de ce que j'appelle le "Simulateur", pédagogie permettant, comme dans un simulateur de vol pour un pilote, de vous placer en situation réelle.
Grâce à cette simulation vous pouvez rapidement acquérir beaucoup d'expérience pratique sur l'organisation, en très peu de temps.
À l'issue de la simulation, vous n'avez aucun doute sur "comment s'organiser" et mettre en pratique se trouve être agréable et facile.
En quelques heures de formation, vous atteignez le même niveau d'expertise et d'expérience qu'en plusieurs mois de test et d'utilisation !
Surtout le fait de s'épauler d'un coach en organisation personnelle permet de bénéficier d'un suivi. L'intérêt ?
Vous êtes davantage confiant(-e) et avez des réponses à vos questions, même 6 mois - 1 an après le début de votre changement d'organisation.
L'exemple de Cécile : Apprendre à s'organiser pour mieux gérer son temps
Une fois le système pris en mains, on peut l’utiliser en conditions réelles. L’effet est alors immédiat, et il est même courant que les collègues ou supérieurs le remarquent rapidement, comme c’était par exemple le cas pour Cécile une de mes clientes :
Cécile
Chargée de missions pour le Ministère de l’Agriculture
Bonjour Thomas, je te transmets mon retour d’expérience après presqu’une année à mettre en œuvre ta méthode.
Comme je te le disais au moment où je suivais la formation, j’avais du mal à absorber la charge de travail au bureau en raison du retard accumulé dans les anciens dossiers. J’avais aussi hérité d’un bureau couvert de 9 piles de dossiers (ce genre de vision m’a marquée 🙂 ).
J’avais pour habitude de travailler avec des listes, mais comme je n’avais aucun moyen d’organiser mes notes, je me retrouvais souvent avec le fameux problème de la liste à 3/4 barrée sur laquelle plus rien n’est vraiment lisible.
Ta formation m’a vraiment aidé à améliorer mes méthodes de travail.
En étant mieux organisée, j’ai pu ranger mes piles de dossiers qui traînaient sur mon bureau pour qu’on ne les oublie pas. Comme tout ce que j’avais besoin de traiter à leur sujet était noté dans mon système de liste, je n’avais plus besoin de les voir pour savoir ce que j’avais à y faire.
En parallèle j’ai aussi mis en place un système de corbeilles physique sur mon bureau (à la place des piles de dossiers !) et lorsque j’ai besoin d’un dossier pour lequel j’attends une pièce ou autre, je sais tout de suite où le chercher.
Le fait d’être mieux organisée au bureau, m’a permis de retrouver du crédit auprès de ma hiérarchie qui me fait plus confiance et surtout le plus important de travailler de façon efficace sans rester à faire des heures supplémentaires…
Et c’est là le meilleur effet de la formation :
Depuis j’ai repris le sport 2 fois par semaine et cette année j’ai commencé à prendre des cours de langue en cours du soir (ce que je rêvais de faire depuis une dizaine d’années, je pense).
J’ai aussi du temps pour ma famille.
Et voilà le vrai bénéfice que j’ai pu retirer de cette formation :
en étant plus efficace au travail et dans mes tâches de la vie professionnelle et quotidienne, j’ai pu me libérer du temps pour ce qui compte vraiment pour moi. J’ai même fait une liste de projets que j’ai commencé à planifier avec ton système.
Comme je te l’avais dit l’année dernière, ta formation a été celle qui m’a été le plus utile 🙂
Donc encore un grand merci.
L'amélioration de la qualité de vie offerte par l'organisation personnelle est donc bien réelle. C’est d’ailleurs pour cette raison que j’ai nommé ma formation en organisation « S’organiser pour vivre mieux ».
Si vous voulez en savoir plus sur la formation « S’organiser pour vivre mieux », cliquez simplement sur le lien ci-dessous :
Une infographie à partager 🙂
Pour finir, voici une infographie que j'ai réalisée et qui résume une petite partie de cet article :-). Si elle vous plaît, n'hésitez pas à la partager !
Sur smartphone, pour partager l'infographie : Faites un "Appuis long" sur dessus, puis cliquez sur "partager"
Article super complet !! Ma petite astuce c'est d'organiser des pauses distractions où je m'autorise à utiliser mon téléphone. Car celui-ci peut impacter les capacités cognitives (concentration, mémorisation, réflexion, etc…) et le temps dispo au quotidien. Des astuces pour décrocher de son téléphone, il y en a d'autres dans la checklist pour se déconnecter, ici :
Belle journée ! 🙂
Baptiste de Marmite Minimale