Comment S'ORGANISEr

Chaque jour, entrepreneur(-se), indépendant(-e) ou salarié(-e), nous passons des heures entières à exécuter des tâches, répétitives qui n’apportent que très peu de valeur à notre travail.
Pourtant il existe de nombreux moyens d’automatisation des tâches informatiques, organisationnelles ou administratives, pour éviter de perdre du temps et de l’énergie à accomplir des actions qui n’ont pas besoin d’intervention humaine. Il s’agit donc de trouver des outils pour automatiser son travail et ainsi pouvoir se concentrer sur ce qui compte vraiment.

Pourquoi automatiser son quotidien ? 

Votre activité vous demande probablement d’être multitâche. Il faut être bon partout car la réussite de votre projet dépend de votre capacité maitriser tous les domaines. Oui mais voilà, lorsque le travail répétitif vous fait perdre en productivité, il est indispensable de trouver des solutions d’automatisation les tâches courantes.

L’automatisation se base sur le même principe que lorsque vous décidez de faire appel à un prestataire extérieur pour déléguer. Seulement dans ce cas de figure, vous ne faites pas intervenir une force humaine mais un logiciel pour automatiser qui sera moins coûteux et sur lequel vous garder une parfaite maitrise.
Vouloir mettre en place un système d’automatisation des tâches c’est aussi trouver des hacks de la vie quotidienne. 

On peut faire l’analogie avec les t-shirts de Mark Zuckerberg :
Ne pas passer des heures à choisir sa tenue vestimentaire du jour, à l’image de Mark Zuckerberg qui n’utilise qu’une seule couleur de t-shirt, permet de gagner du temps et de consacrer son énergie aux actions qui tendent à créer de la valeur pour son activité. 

Le temps est précieux, il ne se gagne pas mais se perd à tout jamais. Prendre conscience que chaque décision peut avoir un impact négatif ou positif sur la santé de son entreprise offre une autre vision de l’organisation quotidienne.
L’automatisation des tâches vous libère donc une ressource précieuse : votre Temps. 

L’automatisation des tâches en pratique ?

Automatiser son travail avec des check-lists

Avant de rentrer dans le domaine numérique, il existe un moyen simple « d’automatiser » une partie de son travail.
Utiliser des check-lists pour les séries d’actions ou projets récurrents permet non seulement de ne rien oublier, mais aussi de se mettre au travail plus rapidement, sans tourner autour du pot.
En plus de cela, si l’on constate qu’il aurait été nécessaire d’ajouter une action, on peut facilement le faire sur la checklist.
J’utiliser des checklists pour :

Automatisation des tâches sur ordinateur

EXCEL est un outil de travail omniprésent en entreprise, et ce toujours en 2021 !! Les tableurs sont simplement très pratiques et performants quand on sait les utiliser.
On peut y automatiser des calculs simples ou compliqués, et économiser beaucoup de temps libre par la suite, de manière récurrente.

Donc si vous me demandez mon avis, je considère qu’apprendre à maîtriser Excel est non seulement indispensable en entreprise, mais même extrêmement bénéfique pour votre productivité.
Avec Excel, vous avez la possibilité de vous créer vos propres outils pour répondre à vos besoins.
Si vous avez souvent une même tâche à réaliser, il est souvent possible de créer un tableur Excel « modèle », vous permettant de reproduire rapidement un nouveau résultat sur demande, en un clic.

On dit aussi souvent qu’EXCEL constitue la « glue » en entreprise, et c’est vrai ! Combien de logiciels ne permettent pas d’interconnexion directe ? Pourtant on peut toujours passer par Excel !
Certains tableurs que j’ai créé en entreprise m’ont non seulement permis de travailler plus efficacement et sereinement, mais encore mieux, ils permettent de soulager de potentiels problèmes de ressources humaines.
Prendre le temps de créer quelques chose de réutilisable, en y « injectant » son expérience, c’est aussi une manière de « Sauvegarder » son savoir, de le documenter. Le point de départ pour une amélioration continue réussie !

Automatiser ses emails

La gestion des e-mails peut s’avérer très chronophage lorsque l’on passe la moitié de sa journée à consulter ses courriels. Pensez à utiliser des filtres emails offerts sur Gmail par exemple pour ne plus perdre de temps à ouvrir des messages qui vous font perdre votre temps.
Si vous êtes à votre compte ou entrepreneur, vous envoyez probablement beaucoup d’e-mails.

Au lieu de contacter vos prospect ou client « un par un », utiliser un logiciel de messagerie automatisé !
S’agissant de l’envoi d’emails automatisé, un outil comme ActiveCampaign permet de créer des campagnes emailing automatisées très efficaces. 

J’utilise ActiveCampaign depuis plusieurs années et en suis extrèmement satisfait. Je pense qu’il s’agit du meilleur service d’emailing disponible sur le marché.
Il rend possible une réelle interaction par e-mail avec les prospects ou clients, en y passer un temps plus que négligeable grâce à des automatismes élaborés fonctionnants en automatique.

Par exemple, si vous avez un formulaire de contact sur votre site internet, vous pouvez connecter ce formulaire à votre logiciel d’e-mailing. Une personne qui s’y inscrit, recevra automatiquement une série d’e-mail dédiée.
Il est possible de personnaliser en détail et automatiquement le contenu des e-mails reçus ! Ou bien d’envoyer un contenu différent selon le type de pages web que le visiteur a visité, selon le type de produit qu’il a acheté… les possibilités sont infinies et toujours automatisables !

Automatiser ses publications sur les réseaux sociaux

La création de contenu peut vous demander énormément de temps qui plus est si vous êtes présents sur des nombres réseaux. Le logiciel que j’utilise « PromoRepulic » est un outil d’automatisation pour planifier vos publications sur Instagram, LinkedIn, Twitter ou Facebook ou autre.

Ce service, plusieurs fois primé peut faire gagner un gain de temps incroyable. Au lieu de se forcer à publier quelque chose au moment où cela ne nous arrange pas du tout, on peut simplement planifier une ou des publications à l’avance. La publication peut se faire sur plusieurs réseaux sociaux en même temps !
Cela permet aussi d’être plus efficace, car généralement, quand on est « dedans », concentré(-e), autant préparer 3 ou 4 publications en avance et non pas une seule !

Un éditeur visuel avec une bibliothèque d’images et de graphiques sont aussi inclus, permettant la création de Post attrayants.
Programmer chaque début de semaine ce que vous souhaitez partager à votre audience, vous n’aurez plus qu’à contrôler le succès de vos posts. 

Et vous ? À quel niveau votre travail ou quotidien est-il déjà en Pilote Automatique ?