Comment S'ORGANISEr

Faire des erreurs dans son travail peut rapidement se transformer en cercle vicieux : on s’auto dévalorise, les collègues ou clients peuvent s’en lasser, et cette perte de confiance peut même nous entraîner.. à faire d’autres erreurs !

Dans cet article je vais vous parler d’une méthode d’organisation qui permet à la fois d’éviter 90% des erreurs au travail, tout en doublant votre créativité.
Et si vous ne voyez pas le rapport avec la créativité, c’est que vous devez vraiment lire cet article :- )

J’ai nommé cette technique la technique du « Double JE »

Son fonctionnement est assez simple :

Tout est basé sur le principe que lorsque vous travaillez sur un sujet, vous êtes dans un état d’esprit précis, et vous adoptez une démarche de réflexion spécifique au moment.
Et dans ce contexte, il arrive de faire des erreurs au travail. Une erreur de frappe, un mauvais calcul, une mauvaise date, une faute de grammaire… c’est comme ça.

Maintenant, il se peut qu’en allant prendre l’air dehors ou simplement après la pause de déjeuner, vous vous trouviez dans un état d’esprit différent, et que vous abordiez votre tâche différemment. Bref, vous relisez, vérifiez vos progrès, et une ou des erreurs vous sautent alors aux yeux.

Rien de plus normal non ? 

Alors oui, cela parait tout bête : Quand on prend du recul, et que l’on laisse reposer une tâche ou un projet, on le retrouve avec un regard totalement différent.

Comme si c’était une autre personne qui venait y jeter un œil (ou deux !)

D’ailleurs, ici en Allemagne, on parle de « Vier Augen Prinzip » : Le principe des 4 yeux.

Pourtant, d’expérience, rares sont les personnes qui arrivent à s’accorder ce genres de « prises de recul ». He Oui ! Quand on est contraint(-e) de gérer des « priorités », d’éteindre des feux et de gérer des urgences, comment se permettre de « faire une pause » pour améliorer la qualité de son travail ?

Dans ce cas c’est effectivement difficile et nous semble terriblement contre-intuitif. On a davantage tendance à vouloir expédier la chose afin d’éteindre le feu... et pouvoir se concentrer sur la prochaine urgence … pas vrai ? 🙂

Mais peut-on travailler rapidement sans erreurs ?

On peut se donner de la peine pour faire vite et bien. Mais quoi que l’on fasse, cela ne sera jamais aussi bien que de laisser reposer le sujet un moment, pour y revenir.
Car pendant cette coupure, votre inconscient, lui, continue de bosser sur le sujet. La preuve ?

Rappelez-vous de toutes ces fois, où aux toilettes, ou alors en faisant la vaisselle, TOUT À COUP vous est venue une idée géniale pour votre projet ?
Où TOUT À COUP, vous avez découvert une erreur de raisonnement dans votre résolution d’un problème en cours !

Souvent même, le simple fait de changer de tâche ou de projet, tout en continuant de travailler, est suffisant pour produire cet effet.
Donc non, prendre du recul, faire une pause, ce n’est pas « rien faire », au contraire, c’est faire mûrir sa réflexion, l'enrichir, la consolider.

Moins d'erreurs au travail, et plus de créativité

Les processus de créativité, sont des processus difficiles à contrôler. On peut les influencer, mais c’est tout. Donc urgences et délais ne collent pas bien avec « créativité ».

Cela veut dire que pour résoudre un problème, créer un produit ou rédiger un rapport de qualité, avoir le temps  de placer des « coupures » pour prendre du recul est fondamental.
Donc finalement, en plus de revenir avec un regard neuf et de corriger les erreurs, on dope notre créativité pour enrichir notre travail. C’est déjà beaucoup moins « bête » que ce qu’on aurait pu penser ! 

Une méthode qui n’est pas accessible à tout le monde

Est-il facile d'appliquer cette méthode ? Cela dépent, il faut pour cela un minimum d’organisation personnelle. Tant que l’on ne sait pas comment s’organiser, tant que l’on a des urgences à gérer, que l'on court après la montre pour réussir tout faire… cela va être difficile. 

Car en faisant ces coupures on aura systématiquement l’impression de perdre du temps.

Alors comment faire ? 

Il faut mettre en place une organisation personnelle, pour faire disparaître rapidement les urgences.
Pour commencer rapidement, vous pouvez lire mon article « comment s’organiser dans son travail ». C’est une bonne entrée en matière.
Ensuite, le fait d’être organisé (-e) avec des listes de tâche, va vous aider à passer plus facilement d’un projet à l’autre… et d’y revenir en sachant exactement où vous étiez rendu(-e).

Moins d’erreurs au travail, et plus de crédibilité et de confiance

Si l’on vous demande combien de temps il vous faut pour réaliser une tâche, rajoutez-vous de la marge pour vous offrir le temps de prendre du recul.
Dites-le avec assurance : « Je peux le livrer dans 3 jours ». (Même si vous savez qu’en 1 journée se sera plié !)

Pourquoi ?

• Premièrement, vous ne savez pas quelles interruptions vous allez subir ou quelles urgences vont vous être imposées  entre temps
• Deuxièmement, vous pourrez ainsi laisser reposer une journée votre travail pour l’améliorer, et corriger les erreurs.
• Troisièmement, dans la plupart du temps, vous l’aurez fini et corrigé avant la fin du large délais que vous aviez annoncé. Vous donnerez ainsi l’impression d’avoir livré votre travail en avance, tout en ayant réalisé un contrôle qualité irréprochable !

Imaginez l’impact de ce fonctionnement sur vos relations sur le long terme ! Vous renforcez à chaque fois la confiance de vos supérieurs, collègues ou clients.

Vous récoltez des éloges pour un travail de qualité, rendu dans les temps. Cela booste votre égo, et votre motivation pour continuer à exceller.

Voilà pour cette méthode de bon sens pour mettre fin aux erreurs au travail 😀

Qu’en pensez-vous ? Appliquez-vous cette méthode ? Vous parait-il parfois difficile de l’appliquer ?