Comment S'ORGANISEr

Dans cet article je vais vous expliquer comment j’ai pu augmenter mon efficacité au travail en "regardant mon bureau" et en "démontant une porte", Oui ! Une porte !

Souvent, en entreprise, les nouveaux ou les jeunes sont ceux qui sont le mieux à même d'identifier des dysfonctionnements. Les habitudes de travail, ou les processus internes à l’entreprise.

Car ils ont du recul.

Au contraire, les personnes qui travaillent depuis longtemps dans l’entreprise, deviennent incapables de reconnaître ces dysfonctionnements car elles ont appris à s’en accommoder. Cela leur paraît être une caractéristique intrinsèque à leur activité. Pourtant cela ne l’est pas forcément et il est probable que l’on puisse améliorer les choses.

Maintenant entre vous et votre bureau, la pièce dans laquelle vous travaillez et le bureau physique sur lequel vous avez peut-être posé votre ordinateur, la situation est très similaire.
Vous n’avez peut-être pas touché l’agencement de votre bureau depuis des mois. Mais est-ce qu’il vous facilite la tâche pour travailler ? Est-ce que vous avez facilement et rapidement accès à ce que vous cherchez ?

Ce sont des choses tellement simples, mais on passe à côté au quotidien parce que l'on a nos routines et habitudes bien ancrées.

Un peu comme si nos habitudes nous faisaient porter des oeillères

Mais si vous travaillez 8h/jour 260 Jours par an, perdre 5 minutes par heure à cause de trucs bêtes revient à perdre 173 heures par an !!! 

Soit 21 jours ouvrés de travail perdu ! (ou d'heures supplémentaires inutiles)...

Imaginez ce que vous pourriez faire avec autant de temps !

Mon conseil est donc le suivant :
Prenez le temps de vous demander ce qui vous gêne dans votre bureau. Dans la pièce ainsi que sur le bureau sur lequel travailler.

Pour prendre du recul sur vos habitudes, parfois il est utile de ne faire que cela pendant 1-2 heures.

Mettez votre travail en pause, levez-vous et regardez votre bureau. Les objets, rangements, votre ordinateur, son écran, son positionnement.
Faites-le à un moment calme où vous n’avez pas beaucoup d’interactions de collègues ou clients.

Que pourriez-vous améliorer ? Passez au peigne fin chacun des éléments de votre bureau.

Posez-vous si possible les questions à voix haute. Cela aide vraiment à prendre du recul et à "S'auto- diagnostiquer" :

Toutes ces défaillances du quotidien pèsent sur votre quotidien...

Un peu comme si vous rouliez tous les jours à vélo avec un pneu presque dégonflé . . .

Un exemple d’optimisation de bureau

Comme je travaille depuis presque 6 mois en télétravail de manière continue, mon bureau personnel est vraiment beaucoup sollicité.
Au point que j’ai fini par remarquer des défaillances qui ne m’étaient pas apparues lorsque je ne travaillais qu’une 1 ou 2 fois depuis mon bureau personnel (depuis chez moi).
Un problème était que mon armoire à dossiers et outils bureautique proche de mon bureau était difficilement accessible. Certes elle était proche, mais étant coincée entre mon bureau et le mur, sa grosse porte blanche me rendait l’accès à mes dossiers pénibles.
Je me surprenais parfois à laisser traîner un ou des dossiers sur mon bureau au lieu de les ranger, car instinctivement je n’avais pas envie d’ouvrir cette porte dans cet endroit exigu.
La solution ?

J'ai simplement décidé de démonter la porte en question 🙂
Le changement était radical.
J’accède beaucoup plus facilement à mes dossiers, à bout de bras et à une main, sans me lever. C’est même satisfaisant de trouver tout tout de suite.
Et aussi, si mes affaires et dossiers étaient trop en bazard, cela se verrait tout de suite. Donc j’ai tendance à faire davantage attention en rangeant 🙂

Un exemple d’optimisation d'ordinateur