par Thomas Girard 

25/08/2020

Dans cet article je vais vous expliquer comment j’ai pu augmenter mon efficacité au travail en "regardant mon bureau" et en "démontant une porte", Oui ! Une porte !

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Souvent, en entreprise, les nouveaux ou les jeunes sont ceux qui sont le mieux à même à identifier des dysfonctionnements. Les habitudes de travail, ou les processus internes à l’entreprise.

Car ils ont du recul.

Au contraire, les personnes travaillants depuis longtemps dans l’entreprise, deviennent incapables de reconnaître ces dysfonctionnements car elles ont appris à s’en accommoder. Cela leur paraît être une caractéristique intrinsèque à leur activité. Pourtant cela ne l’est pas forcément et il est probable que l’on puisse améliorer les choses.

Maintenant entre vous et votre bureau, la pièce dans laquelle vous travaillez et le bureau physique sur lequel vous avez peut-être posé votre ordinateur, la situation est très similaire.
Vous n’avez peut-être pas touché l’agencement de votre bureau depuis des mois. Mais est-ce qu’il vous facilite la tâche pour travailler ? Est-ce que vous avez facilement et rapidement accès à ce que vous cherchez ?

Ce sont des choses tellement simples, mais on passe à côté au quotidien parce que l'on a nos routines et habitudes bien ancrées.

Un peu comme si nos habitudes nous faisaient porter des oeillères

Mais si vous travaillez 8h/jour 260 Jours par an, perdre 5 minutes par heure à cause de trucs bêtes revient à perdre 173 heures par an !!! 

Soit 21 jours ouvrés de travail perdu ! (ou d'heures supplémentaires inutiles)...

Imaginez ce que vous pourriez faire avec autant de temps !

Mon conseil est donc le suivant :
Prenez le temps de vous demander ce qui vous gêne dans votre bureau. Dans la pièce ainsi que sur le bureau sur lequel travailler.

Pour prendre du recul sur vos habitudes, parfois il est utile de ne faire que cela pendant 1-2 heures.

Mettez votre travail en pause, levez-vous et regardez votre bureau. Les objets, rangements, votre ordinateur, son écran, son positionnement.
Faites-le à un moment calme où vous n’avez pas beaucoup d’interactions de collègues ou clients.

Que pourriez-vous améliorer ? Passez au peigne fin chacun des éléments de votre bureau.

Posez-vous si possible les questions à voix haute. Cela aide vraiment à prendre du recul et à "S'auto- diagnostiquer" :

  • Est-ce que votre poste de travail est ergonomique ?
  • Est-ce que votre écran est assez grand ? 
  • 1 ou 2 écrans de PC ? Certaines personnes apprécient pouvoir avoir plusieurs fichiers affichés en paralèle sur deux écrans cote à côte. Comparer deux dessins techniques, ou rédiger un rapport sur la base d’un autre document.
  • Est-ce que l’éclairage est optimal ?
  • La pièce : Est-elle vraiment adaptée, y règne-t-il une atmosphère propice à l’efficacité ?
  • Votre bureau physique, est-il à la bonne hauteur ? Pouvez-vous ajuster les pieds ? Pour les questions d’ergonomies, pensez à lire mon article sur l’ergonomie au bureau. Votre coude devrait former un angle droit et se poser tout naturellement sur la surface de votre bureau.
  • Avez-vous besoin d’un clavier ou d’une souris ergonomique ? ils peuvent réduire les tensions musculaires, la fatigue et donc augmenter votre productivité.
  • Votre chaise de bureau : Le dossier offre-t-il assez de maintient ? (si non, il existe des coussins ergonomiques à placer dans le dos)
  • Les roues sont-elles adaptées à votre sol ? (Il y a des roues molles pour sols durs et des roues dures pour sols mous !) Si la chaise roule facilement, les tensions musculaires augmentent car on essaie sans cesse de stabiliser la chaise… à éviter.

Toutes ces défaillances du quotidien pèsent sur votre quotidien...

Un peu comme si vous rouliez tous les jours à vélo avec un pneu presque dégonflé . . .

Un exemple d’optimisation de bureau

Comme je travaille depuis presque 6 mois en télétravail de manière continue, mon bureau personnel est vraiment beaucoup sollicité.
Au point que j’ai fini par remarquer des défaillances qu’il ne m’étaient pas apparues lorsque je ne travaillais qu’une 1 ou 2 fois depuis mon bureau personnel (depuis chez moi).
Un problème était que mon armoire à dossiers et outils bureautique proche de mon bureau était difficilement accessible. Certes elle était proche, mais étant coincée entre mon bureau et le mur, sa grosse porte blanche me rendait l’accès à mes dossiers pénibles.
Je me surprenais parfois à laisser traîner un ou des dossiers sur mon bureau au lieu de les ranger, car instinctivement je n’avais pas envie d’ouvrir cette porte dans cet endroit exigu.
La solution ?

J'ai simplement décidé de démonter la porte en question 🙂
Le changement était radical.
J’accède beaucoup plus facilement à mes dossiers, à bout de bras et à une main, sans me lever. C’est même satisfaisant de trouver tout tout de suite.
Et aussi, si mes affaires et dossiers étaient trop en bazard, cela se verrait tout de suite. Donc j’ai tendance à faire davantage attention en rangeant 🙂

Un exemple d’optimisation d'ordinateur

Autre exemple cette fois-ci purement numérique, sur ordinateur :

Il peut vous arriver d'aller souvent chercher le même fichier dans un dossier sur votre ordinateur, fichier lui-même rangé dans un dossier, lui même dans un autre dossier … etc...
Au lieu de devoir cliquer 10 fois à chaque fois pour retrouver votre fichier au fond des ténèbres de votre serveur utilisez cette solution simple :
Créez un raccourcis vers le dossier final sur votre bureau d'ordinateur !
(copiez le dossier en question, puis sur le bureau, cliquez sur „coller le raccourci“

Ainsi vous y avez accès en 2 clics. Là, encore, le gain de temps n’est pas négligeable, car l’opération se répète de nombreuses fois par jours pour chercher plusieurs fichiers !

Alors ? Déjà repéré des choses à changer ? Lesquelles ?

Crédit photo :  Marc Mueller via Pexels

À propos de l'auteur 

Thomas Girard

Consultant en organisation personnelle depuis 8 ans tout en exerçant une fonction de Sales Manager dans l'industrie, je partage ici des conseils pratiques et éprouvés, sur le thème de l'organisation personnelle.


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